Mitä lupia ja asiakirjoja vartiointiliikkeellä on oltava Suomessa?

Mitä laki sanoo

• Laki yksityisistä turvallisuuspalveluista (1085/2015), 3 ja 68 §: vartioimisliiketoimintaa saa harjoittaa vain se, joka on saanut turvallisuusalan elinkeinoluvan. Lupa on voimassa toistaiseksi, ja sen myöntää Poliisihallitus. Poliisin ohjeen mukaan toiminimen tai yhtiön on kuuluttava kaupparekisteriin ja sillä on oltava y-tunnus.
• Valtioneuvoston asetus 874/2016, 13 §: lupahakemukseen liitetään muun muassa oikeushenkilön säännöt, viimeksi vahvistettu tuloslaskelma ja tase sekä selvitys organisaatiosta, henkilöstöstä, toimitiloista, kalustosta ja taloudellisesta tilanteesta. Vartioimisliiketoimintaa aikovan on liitettävä mukaan toimintaohjeet.
• Laki 1085/2015, 74 §: luvanhaltijalla on oltava yksi tai useampi vastaava hoitaja, jonka Poliisihallitus on hyväksynyt. Toimintaa ei saa aloittaa ennen hyväksymistä. Kun vastaava hoitaja lopettaa, uuden hyväksymistä haetaan seitsemän päivän kuluessa.
• Laki 1085/2015, 73 §, ja asetus 874/2016, 17 §: luvanvaraisesta toimeksiannosta laaditaan pääsääntöisesti kirjallinen toimeksiantosopimus ennen tehtävien aloittamista. Jos kiire estää sen, sopimus tehdään viimeistään toisena arkipäivänä. Sopimus laaditaan kahtena kappaleena ja säilytetään kuusi vuotta toimeksiannon päättymisestä. Siinä mainitaan ainakin vartioimisalueet ja vartioimiskohteet sekä alkamispäivä ja voimassaoloaika.
• Laki 1085/2015, 81 §: luvanhaltija pitää henkilöstötiedostoa ja järjestää työvuorokirjanpidon niin, että siitä selviävät kunkin vartijan työvuorot, vartioimisalueet ja vartioimiskohteet. Henkilöstötiedot hävitetään viiden vuoden kuluttua palvelussuhteen päättymisestä. Työvuorotiedot hävitetään asiakirjan laatimista seuraavan toisen kalenterivuoden lopussa.
• Laki 1085/2015, 82 §: luvanhaltijalla on oltava kirjalliset toimintaohjeet. Jos olosuhteet sitä edellyttävät, tarvitaan lisäksi vartioimisaluekohtaiset ohjeet. Ohjeet pidetään nähtävillä toimipaikoissa.
• Laki 1085/2015, 72 ja 87 §: toimipaikan perustamisesta tai lakkauttamisesta tehdään muutosilmoitus Poliisihallitukselle, jos mahdollista ennen muutosta ja viimeistään seitsemäntenä päivänä sen jälkeen. Vuosi-ilmoitus annetaan kalenterivuodelta seuraavan maaliskuun loppuun mennessä.

Käytännön esimerkit

• Yhtiökohtainen kansio: elinkeinoluvan päätös ehtoineen, vastaavan hoitajan hyväksymispäätös, muutosilmoitukset ja vuosi-ilmoitus.
• Vartijakohtainen kansio: tiedot vartijakortista ja hyväksymisen voimassaoloajasta, koulutustiedot sekä palvelussuhteen alkamis- ja päättymisaika.
• Toimeksiantokohtainen kansio: kirjallinen toimeksiantosopimus, kohteen toimintaohjeet ja kohteen tapahtumailmoitukset.
• Alihankinta: ennen kuin annat tehtävän toiselle yritykselle, tarkista, että sillä on turvallisuusalan elinkeinolupa. Poliisi julkaisee sivullaan luettelon voimassa olevista luvista, jossa ovat luvanhaltija, y-tunnus ja luvan laajuus.

Yleisiä virheitä

• Aloittaa toiminta ennen kuin vastaava hoitaja on hyväksytty.
• Tehdä toimeksiantosopimus vasta tehtävien alettua ilman kiireellistä syytä. Jälkikäteen sopimus voidaan tehdä vain, jos kiire esti sen aiemmin.
• Säilyttää henkilöstö- ja työvuorotiedot lain hävittämisaikaa pidempään.
• Unohtaa muutosilmoitus, kun toimipaikka perustetaan tai lakkautetaan.
• Pitää 4guardsin tietoja valmiina lain tarkoittamina asiakirjoina. Luvanhaltija vastaa siitä, että asiakirjat ovat täydelliset ja ajan tasalla.

Näin 4guards auttaa

• Start-tasosta alkaen 4guards tallentaa asiakkaat, kohteet, vartijat ja kohdekohtaiset sopimukset arvoineen, ajanjaksoineen ja tunteineen. Lista näyttää sopimukset, jotka päättyvät sinun asettamassasi aikaikkunassa.
• Vartijan tietoihin kirjaat luvan tai kortin numeron ja halutessasi päättymispäivän. 4guards ei kysy rekisteristä eikä tarkista tietojen aitoutta.
• Työvuorot suunnitellaan kohteittain. Lain tarkoittamien henkilöstö- ja työvuorotiedostojen sisällön, säilytyksen ja hävittämisen varmistat itse.
• Luvat, sopimusasiakirjat ja viranomaisilmoitukset hoidat omassa menettelyssäsi. 4guards ei myönnä lupia, ei lähetä mitään viranomaisille eikä takaa lainmukaisuutta.

Katso myös