Jak udokumentować incydent na obiekcie i kogo o nim powiadomić?

Co mówi prawo

• Rozporządzenie Rady Ministrów z 19 grudnia 2013 r. (Dz. U. poz. 1681), § 7 ust. 2: jeżeli osoba nie wykona polecenia opuszczenia obszaru lub obiektu, pracownik ochrony wzywa Policję i sporządza notatkę o okolicznościach wezwania.
• § 8 i 9: przy ujęciu osoby stwarzającej oczywiste, bezpośrednie zagrożenie pracownik ochrony niezwłocznie powiadamia Policję i przekazuje jej osobę ujętą. Jest obowiązany udzielić pierwszej pomocy osobie ujętej, która ma widoczne obrażenia ciała lub utraciła przytomność.
• § 10: każdy przypadek ujęcia pracownik ochrony dokumentuje w notatce. Notatka zawiera m.in. imię i nazwisko osoby ujętej, datę, godzinę i miejsce oraz przyczynę ujęcia. Zawiera też datę i godzinę poinformowania i przekazania osoby Policji, numer legitymacji pracownika ochrony oraz informację o pierwszej pomocy.
• Art. 36 ust. 2 ustawy o ochronie osób i mienia oraz § 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z 16 grudnia 2013 r. (Dz. U. poz. 1739): przedsiębiorca prowadzi ewidencję notatek użycia środków przymusu bezpośredniego i broni palnej. Księgę realizacji umowy prowadzi się wraz z tą ewidencją.
• Art. 51 ust. 1, art. 50 i art. 53 ustawy o środkach przymusu bezpośredniego i broni palnej: użycie tych środków i broni palnej dokumentuje się w notatce. O każdym użyciu lub wykorzystaniu broni palnej pracownik ochrony niezwłocznie powiadamia przełożonego lub osobę pełniącą służbę dyżurną oraz właściwą miejscowo jednostkę Policji. Notatkę przekazuje się do ewidencji z art. 36 ust. 2 ustawy o ochronie osób i mienia.
• Art. 304 § 1 Kodeksu postępowania karnego: każdy, kto dowiedział się o popełnieniu przestępstwa ściganego z urzędu, ma społeczny obowiązek zawiadomić o tym prokuratora lub Policję.
• RODO, art. 5 ust. 1 lit. c: dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”).

Praktyczne przykłady

• Osoba bez uprawnień nie opuszcza obiektu mimo wezwania: wzywasz Policję, a w notatce zapisujesz godzinę wezwania i okoliczności.
• Ujęcie na parkingu: notatka z danymi osoby, datą, godziną, miejscem i przyczyną, godziną poinformowania i przekazania Policji, numerem legitymacji pracownika oraz informacją o pierwszej pomocy.
• Uszkodzone drzwi bez interwencji: wpis w 4guards z kategorią, ważnością i opisem. Klienta informujesz zgodnie z umową.

Częste błędy

• Notatka bez godziny poinformowania Policji lub przekazania osoby ujętej.
• Brak notatki z użycia środków przymusu bezpośredniego.
• Zbyt dużo danych osobowych w raporcie.
• Założenie, że 4guards powiadomi klienta lub Policję. Niczego nie wysyła.
• Usuwanie wpisu z dziennika zamiast dopisania rezolucji. Wpisy może usunąć administrator, manager lub właściciel, więc ustal w firmie, kto i kiedy to robi.

Jak pomaga 4guards

• Zdarzenie zapisujesz z kategorią, ważnością, opisem i statusem. Widzisz status eskalacji, możesz zamknąć i ponownie otworzyć zdarzenie oraz oglądać statystyki i historię dla obiektu.
• 4guards nie przesyła zdjęć. Zapisuje tylko metadane pliku, więc nie obiecujemy raportów ze zdjęciami.
• Nic nie jest wysyłane automatycznie do klienta, Policji ani przełożonego. Zgłoszenia wykonujesz sam.
• W dzienniku dyspozytorskim tekst wpisu nie jest edytowany. Dalszy ciąg zapisujesz jako rezolucję. Wpisy może usunąć administrator, manager lub właściciel.
• Notatek w formacie wymaganym przepisami 4guards nie sporządza. Ich zgodność z przepisami zapewniasz Ty.

Zobacz także