Quelle autorisation et quels documents une entreprise de gardiennage doit-elle avoir en Belgique

Quelle autorisation et quels documents une entreprise de gardiennage doit-elle avoir en Belgique ?

Réponse en bref

  1. Demandez l’autorisation du ministre de l’Intérieur avant d’offrir des services de gardiennage.
  2. Réunissez les conditions : société de droit belge ou de l’EEE, obligations sociales et fiscales en ordre, assurance de responsabilité civile et garantie bancaire.
  3. Désignez au moins un dirigeant stratégique, et deux à partir de 50 agents. Gardez les données du personnel et des clients dans un local fermé à clé.
  4. Signez une convention écrite avec chaque mandant avant la première activité. Citez l’autorisation sur vos factures, courriers et site internet.
  5. 4guards ne délivre aucune autorisation et ne transmet rien au SPF Intérieur. Il range seulement les données d’exploitation que vous saisissez.

Ce que prévoit la loi belge

  • Art. 16 et 17 de la loi du 2 octobre 2017 : sans autorisation préalable du ministre de l’Intérieur, nul n’offre les services d’une entreprise de gardiennage. Nul ne peut recourir à une entreprise non autorisée.
  • Art. 22, 34, 36 et 42 : l’autorisation dure cinq ans et se renouvelle. L’entreprise n’exerce que les activités autorisées. Elle relève du droit belge ou de l’EEE, respecte ses obligations sociales et fiscales et n’est pas en faillite.
  • Art. 38 et 39 : une assurance de responsabilité civile et une garantie bancaire de 12 500 euros sont obligatoires. L’arrêté royal du 12 novembre 2017 exige au moins 2 500 000 euros par sinistre corporel et 750 000 euros par sinistre matériel, montants indexés. Tout changement de contrat est signalé au SPF sous 8 jours.
  • Art. 43, 51 et 55 : l’autorisation figure sur les actes, factures, courriers et sites internet. Une convention écrite avec le mandant précède la première activité. La sous-traitance exige deux entreprises autorisées et une convention écrite par mission.
  • Arrêté royal du 25 avril 2021 : un dirigeant stratégique sous 50 agents, deux à partir de 50. Les données du personnel et des clients restent à un siège d’exploitation notifié, dans un local fermé à clé. Une procédure écrite de plaintes prévoit un accusé de réception sous cinq jours ouvrables et une réponse sous deux mois. Chaque agent a une assurance protection juridique.
  • BeSafe : des frais de dossier de 1 000 euros sont dus pour la première demande. Le SPF Intérieur publie la liste des entreprises autorisées.
  • Art. 242 : l’amende administrative va de 100 à 25 000 euros. Offrir des services sans autorisation relève de la fourchette de 15 000 à 25 000 euros.

Exemples concrets

  • Entreprise de 60 agents : deux dirigeants stratégiques, un local fermé à clé, une assurance et une garantie bancaire de 12 500 euros.
  • Poste confié à un sous-traitant : vérifiez qu’il figure sur la liste BeSafe et signez une convention écrite pour cette mission.
  • Dossier de contrôle : arrêté d’autorisation, certificat d’assurance, preuve de la garantie bancaire et conventions signées avec les mandants.

Erreurs courantes

  • Citer l’autorisation sur le site internet, mais pas sur les factures et bons de commande.
  • Démarrer une mission avant d’avoir signé la convention écrite avec le mandant.
  • Sous-traiter un poste à une entreprise non autorisée ou sans convention écrite.
  • Confondre l’autorisation de l’entreprise et la carte d’identification de chaque agent.

Ce que fait 4guards, ce qu’il ne fait pas

  • 4guards tient vos clients, vos sites gardés et vos contrats par site, avec valeur, période et heures. Les contrats existent dès la formule Start. Une liste affiche ceux qui expirent dans la fenêtre que vous réglez.
  • 4guards ne délivre aucune autorisation, ne transmet rien au SPF Intérieur et ne garantit aucune conformité légale. Conservez l’arrêté, les polices et les attestations selon votre procédure.

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