¿Qué licencia y qué documentos necesita una empresa de vigilancia y seguridad privada en Colombia?
Respuesta breve
- Obtenga la licencia de funcionamiento de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada antes de prestar el servicio.
- Presente la escritura de constitución y reformas, la póliza de responsabilidad civil extracontractual y la solicitud de aprobación de instalaciones y medios.
- En los 60 días siguientes, envíe las certificaciones de afiliación del personal a seguridad social y a una caja de compensación.
- Pida la renovación como mínimo 60 días calendario antes del vencimiento.
- Comunique cada mes las novedades y mantenga al día permisos, libros, registros y seguros.
Qué dice la normativa
- Decreto-Ley 356 de 1994, art. 3: los servicios de vigilancia y seguridad privada solo se prestan con licencia o credencial de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. La Superintendencia puede suspender o cancelar la licencia.
- Arts. 11 y 48: la licencia, con o sin armas, exige estos documentos. Solicitud del representante legal. Copia de la escritura de constitución y reformas. Póliza de responsabilidad civil extracontractual no inferior a 400 salarios mínimos legales mensuales vigentes. Solicitud de aprobación de instalaciones y medios.
- Art. 11, parágrafos 1 y 3: dentro de los 60 días siguientes a la licencia se envían las certificaciones de afiliación del personal. Son las de seguridad social y caja de compensación. La licencia es nacional y dura diez años.
- Arts. 14 y 85: para renovar se presenta un informe general con puestos vigilados y personal por modalidad, y el comprobante de aportes parafiscales. La solicitud se hace como mínimo 60 días calendario antes del vencimiento. Ese es el plazo que tiene la administración para resolver.
- Art. 74, núms. 13 y 14: la empresa mantiene al día permisos, licencias, libros, registros y seguros, y su personal porta la credencial. Art. 91: contratar con una empresa sin licencia vigente tiene multa de 20 a 40 salarios mínimos legales mensuales.
- Arts. 104 y 105: dentro de los cinco primeros días de cada mes se comunican a la Superintendencia las novedades de personal, armamento, equipo y usuarios. Cada trimestre se envían los recibos de seguridad social. Antes del 30 de abril se envían los estados financieros del año anterior.
- Art. 76: la Superintendencia puede imponer amonestación. También multas sucesivas de 5 hasta 100 salarios mínimos legales mensuales, suspensión de la licencia hasta por 6 meses o su cancelación.
Ejemplos prácticos
- Expediente de licencia: escritura con reformas, póliza vigente, solicitud de aprobación de instalaciones y medios, y certificaciones de seguridad social y caja de compensación.
- Calendario interno: anote el vencimiento de la licencia y fije la solicitud de renovación al menos 60 días calendario antes.
- Cada mes, el responsable reúne las novedades de personal, armamento, equipo y usuarios para comunicarlas en los primeros cinco días.
Errores frecuentes
- Pedir la renovación tarde. Los 60 días son el plazo que tiene la Superintendencia para resolver.
- Olvidar el reporte mensual de novedades o los estados financieros de abril.
- Confundir la licencia de la empresa con la credencial de cada vigilante. Son trámites distintos.
- Tomar un dato guardado en un software por el registro de la Superintendencia.
Cómo le ayuda 4guards
- Desde el plan Start, 4guards guarda clientes, instalaciones vigiladas y vigilantes. Por instalación registra contratos con valor, periodo y horas. Una lista muestra los contratos que vencen dentro de la ventana que usted configure.
- 4guards no se conecta con la Superintendencia. No tramita ni renueva licencias, no envía el reporte mensual y no genera los registros oficiales.
- No concede licencias y no garantiza el cumplimiento legal.