Polityka prywatności

1. Kto jest administratorem Twoich danych

Administratorem danych jest: Special Software Development SRL, NIP/numer identyfikacji podatkowej: 39594308, wpisany do rejestru handlowego pod numerem J40/9725/2018, z siedzibą pod adresem: Aleea Slt. Adrian Cârstea nr. 70, bl. 35, sc. 1, et. 8, ap. 34, Sector 3, București, România. Adres korespondencyjny: Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România.

W każdej sprawie dotyczącej danych osobowych napisz na adres: [email protected]. Administrator nie powołał obecnie inspektora ochrony danych (IOD); wnioski rozpatrujemy pod tym samym adresem.

2. Jakie dane przetwarzamy

Przetwarzamy wyłącznie dane potrzebne do realizacji poniższych celów:

• dane konta: imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, firma, adres, hasło (przechowywane wyłącznie w postaci skrótu) oraz ustawienia konta;
• dane rozliczeniowe i płatnicze: dane do faktury, historia subskrypcji i płatności. Dane karty wprowadzasz bezpośrednio u operatora płatności i nie są one przez nas przechowywane;
• dane o korzystaniu i dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, odwiedzone strony, data i godzina dostępu, rejestry uwierzytelniania i bezpieczeństwa;
• komunikacja: wiadomości wysłane przez formularz kontaktowy, czat, zgłoszenia do wsparcia oraz rozmowy z wirtualnym asystentem;
• dane marketingowe: zapis na newsletter, preferencje komunikacyjne, źródło polecenia (program afiliacyjny) oraz udzielone zgody;
• dane z publicznych źródeł o firmach i ich osobach kontaktowych, wykorzystywane do poszukiwania klientów B2B (zob. punkt 9).

3. W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy dane

• świadczenie Usługi, tworzenie i obsługa konta, wsparcie techniczne — wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• fakturowanie, księgowość, obowiązki podatkowe i odpowiedzi dla organów — obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
• bezpieczeństwo Usługi, zapobieganie nadużyciom i oszustwom, dzienniki dostępu — prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• newsletter, komunikacja handlowa kierowana do osób fizycznych, pliki cookie oraz technologie analityczne i reklamowe — zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą możesz wycofać w dowolnym momencie;
• komunikacja handlowa kierowana do firm i poszukiwanie klientów B2B, ulepszanie produktu — prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), z zastrzeżeniem Twojego prawa do sprzeciwu;
• dochodzenie i obrona roszczeń — prawnie uzasadniony interes.

4. Pliki cookie i podobne technologie

Używamy niezbędnych plików cookie (język, rynek, sesja, plan wybrany podczas składania zamówienia), które nie wymagają zgody. Pliki cookie dotyczące preferencji, analityczne i marketingowe włączamy dopiero po udzieleniu przez Ciebie zgody w banerze cookie. Swój wybór możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać za pomocą linku „Ustawienia cookie” w stopce strony. Pełna lista wraz z nazwami, celem i okresem przechowywania znajduje się w Polityce plików cookie.

5. Komu udostępniamy dane (odbiorcy)

Dostęp do danych mają wyłącznie pracownicy, którzy go potrzebują, oraz dostawcy przetwarzający dane w naszym imieniu na podstawie umowy (podmioty przetwarzające). Kategorie dostawców:

• hosting i infrastruktura: Hetzner (Unia Europejska); sieć dostarczania treści i ochrona: Cloudflare;
• obsługa płatności: Stripe, Netopia;
• transakcyjna poczta e-mail, SMS i powiadomienia: dostawcy usług e-mail i SMS;
• analityka i reklama (tylko za Twoją zgodą): Google, Meta, OpenAI;
• funkcje oparte na sztucznej inteligencji: dostawcy modeli (na przykład Anthropic, OpenAI) — zob. punkt 11;
• spotkania online w aplikacji do rezerwacji terminów: Daily.co lub Jitsi;
• organy publiczne, gdy wymaga tego prawo (na przykład organ podatkowy w związku z fakturowaniem elektronicznym).
• Aktualną listę dostawców wraz z ich rolą możemy przesłać na Twoją prośbę na adres [email protected].

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy (na przykład Cloudflare, Stripe, Google, Meta, OpenAI, Anthropic) mogą przetwarzać dane poza EOG, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. Dane przekazujemy wyłącznie na podstawie zabezpieczeń przewidzianych w RODO: decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym unijno-amerykańskich ram ochrony danych (Data Privacy Framework) w przypadku certyfikowanych dostawców) lub standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej. Kopię stosowanych zabezpieczeń możesz uzyskać, pisząc na adres [email protected].

7. Jak długo przechowujemy dane

Przechowujemy dane wyłącznie tak długo, jak jest to konieczne do celu, w którym zostały zebrane:

• dane konta: przez czas aktywności konta oraz do 30 dni po jego usunięciu lub zakończeniu subskrypcji;
• faktury i dokumenty księgowe: 10 lat, zgodnie z przepisami o rachunkowości;
• dzienniki dostępu i bezpieczeństwa (w tym adresy IP): do 90 dni; rejestry uwierzytelniania: do 12 miesięcy;
• rozmowy z wirtualnym asystentem i na czacie: do 6 miesięcy;
• wiadomości kontaktowe i zgłoszenia do wsparcia: do 24 miesięcy od zamknięcia sprawy;
• newsletter i zgody: do momentu wycofania zgody, a dowód jej udzielenia — przez okres przedawnienia;
• dane do poszukiwania klientów B2B: do 12 miesięcy bez odpowiedzi lub do zgłoszenia przez Ciebie sprzeciwu;
• zaszyfrowane kopie zapasowe są nadpisywane najpóźniej w ciągu 12 miesięcy.

8. Twoje prawa

Na podstawie RODO przysługuje Ci prawo do: dostępu do danych; sprostowania; usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”); ograniczenia przetwarzania; przenoszenia danych; sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz wobec marketingu bezpośredniego; wycofania zgody bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem; a także prawo, by nie podlegać decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu. Swoje żądanie wyślij na adres [email protected]; odpowiemy w ciągu jednego miesiąca (termin można przedłużyć o kolejne dwa miesiące w przypadku złożonych wniosków, o czym Cię poinformujemy). Dane profilu i zgody możesz edytować w panelu konta. Aby chronić Twoje dane, możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości.

9. Poszukiwanie klientów B2B i dane z publicznych źródeł

Aby nawiązać kontakt z firmami, które mogą być zainteresowane naszymi usługami, korzystamy z danych z publicznych źródeł o firmach i ich osobach kontaktowych (na przykład z rejestru handlowego, organu podatkowego, publicznych wykazów, map internetowych): nazwa firmy, numer identyfikacji podatkowej, adres, osoby zarządzające, służbowe dane kontaktowe. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes; ocenę tego interesu przeprowadziliśmy na piśmie (test równowagi) i nie kontaktujemy się z osobami, które zgłosiły sprzeciw.

Jeżeli otrzymasz od nas w ten sposób wiadomość, w pierwszej wiadomości informujemy, kim jesteśmy, z jakiego źródła pozyskaliśmy Twoje dane oraz jak możesz poprosić o ich usunięcie lub zgłosić sprzeciw. Sprzeciw możesz zgłosić w każdej chwili pod adresem [email protected] lub za pomocą linku w wiadomości; Twój adres dodajemy do listy wykluczeń, której przestrzegamy.

10. Dane, które nasi klienci wprowadzają do aplikacji

Gdy korzystasz z produktu ekosystemu na potrzeby własnej działalności (na przykład CRM, HR, fakturowanie, rezerwacje terminów, kliniki, gabinety), dane osób, które wprowadzasz do aplikacji (Twoich klientów, pracowników, pacjentów, uczniów), przetwarzasz Ty jako administrator. My działamy jako podmiot przetwarzający, wyłącznie na Twoje polecenie i na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO). Jeżeli jesteś osobą, której dane wprowadził jeden z naszych klientów, skontaktuj się najpierw z tym klientem.

11. Funkcje oparte na sztucznej inteligencji

Niektóre funkcje (na przykład wirtualny asystent, sugestie lub podsumowania) przesyłają Twój tekst do dostawców modeli sztucznej inteligencji, którzy przetwarzają dane wyłącznie po to, aby zwrócić nam wynik. Jeżeli pozwala na to umowa lub ustawienia dostawcy, nie zezwalamy mu na wykorzystywanie Twoich treści do trenowania modeli, a wobec Ciebie nie podejmujemy decyzji wywołujących skutki prawne w sposób wyłącznie zautomatyzowany. Nie wprowadzaj do tych funkcji danych, które nie są potrzebne, w szczególności danych wrażliwych.

12. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne: szyfrowane połączenia (HTTPS), haszowanie haseł, kontrolę dostępu opartą na rolach, dzienniki dostępu, szyfrowanie wrażliwych pól tam, gdzie jest to właściwe, szyfrowane kopie zapasowe oraz rozdzielenie środowisk. W razie naruszenia ochrony danych osobowych, które Cię dotyczy, zawiadomimy organ nadzorczy oraz — jeśli wymaga tego prawo — Ciebie, w terminach przewidzianych przepisami.

13. Małoletni

Usługa jest przeznaczona dla osób o pełnej zdolności do czynności prawnych i nie jest kierowana do dzieci poniżej 16. roku życia. Dane uczniów lub dzieci w aplikacjach edukacyjnych wprowadza szkoła lub rodzic jako administrator.

14. Zmiany niniejszej polityki

W razie istotnych zmian polityki aktualizujemy datę wejścia w życie, a jeśli zmiana istotnie Cię dotyczy, powiadamiamy Cię e-mailem lub w Usłudze.

15. Kontakt i skargi

W przypadku pytań lub wniosków: [email protected] lub listownie na adres: Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România. Masz prawo wnieść skargę do rumuńskiego krajowego organu nadzorczego ds. przetwarzania danych osobowych (Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, Bukareszt, www.dataprotection.ro, lub do organu właściwego w państwie członkowskim UE, w którym mieszkasz.