Jakie koncesje i dokumenty musi mieć agencja ochrony w Polsce?

Co mówi prawo

• Art. 15 ust. 1 i art. 16 ust. 1 ustawy o ochronie osób i mienia: podjęcie działalności w zakresie usług ochrony osób i mienia wymaga koncesji. Organem koncesyjnym jest minister właściwy do spraw wewnętrznych. Według art. 49 prowadzenie takiej działalności bez wymaganej koncesji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
• Art. 17 ust. 1 i 5: koncesję wydaje się na wniosek przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, jeżeli jest wpisany na listę kwalifikowanych pracowników ochrony fizycznej lub zabezpieczenia technicznego. W innych przypadkach na liście musi być co najmniej jedna osoba z kierownictwa. Może to być wspólnik spółki jawnej lub komandytowej, członek organu zarządzającego, prokurent albo pełnomocnik do kierowania działalnością. Pozostałe osoby uprawnione do reprezentacji nie były karane za przestępstwo umyślne lub umyślne przestępstwo skarbowe. Do wniosku dołącza się zaświadczenie o wpisie i oświadczenie o niekaralności.
• Art. 21a ust. 1 i art. 22 ust. 2 pkt 3: przedsiębiorca musi ubezpieczyć odpowiedzialność cywilną za szkody związane z ochroną osób i mienia. Brak umowy ubezpieczenia to podstawa cofnięcia koncesji albo zmiany jej zakresu. Rozporządzenie Ministra Finansów z 9 grudnia 2013 r. (Dz. U. poz. 1550): obowiązek ubezpieczenia powstaje nie później niż w dniu poprzedzającym rozpoczęcie działalności (§ 3). Na początek działalności minimalna suma gwarancyjna wynosi równowartość 20 000 euro w złotych. Później suma zależy od rocznego obrotu netto (§ 4).
• Art. 19 ust. 1–3: prowadzisz i przechowujesz dokumentację dotyczącą pracowników ochrony, w tym umowy o pracę i umowy cywilnoprawne. Umowy zachowują formę pisemną. Dokumentację przedstawiasz na żądanie organu kontroli. Wykaz pracowników ochrony zawiera m.in. datę wpisu na listę, daty szkoleń i kursów oraz daty weryfikacji karalności. Dokumentację przechowuje się 5 lat od zakończenia działalności. Dla dokumentacji realizacji umowy okres liczy się od wygaśnięcia umowy.
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z 16 grudnia 2013 r. (Dz. U. poz. 1739), § 2 i 4: dokumentację tworzą wykaz pracowników ochrony i rejestr zawartych umów. Tworzy ją też księga realizacji umowy wraz z ewidencją notatek o użyciu środków przymusu bezpośredniego i broni palnej. Dokumentację prowadzi się w formie papierowej lub elektronicznej.
• Art. 18 ust. 3: zmiany danych z koncesji, m.in. firmy, wspólników lub członków zarządu i miejsca działalności, zgłaszasz organowi koncesyjnemu w terminie 14 dni od ich powstania. Art. 19 ust. 1 pkt 1: o podjęciu, zawieszeniu i trwałym zaprzestaniu działalności powiadamiasz ten organ.

Praktyczne przykłady

• Segregator spółki: decyzja o koncesji, zaświadczenia o wpisie osób z kierownictwa, polisa OC z aktualnym okresem ubezpieczenia.
• Teczka pracownika: umowa, legitymacja, dane do wykazu oraz daty szkoleń i weryfikacji karalności.
• Teczka obiektu: pisemna umowa z klientem, wpis w rejestrze umów i księga realizacji umowy.

Częste błędy

• Rozpoczęcie usług przed uzyskaniem koncesji.
• Umowa z klientem zawarta ustnie, mimo wymogu formy pisemnej.
• Polisa OC zawarta po rozpoczęciu działalności albo poniżej minimalnej sumy gwarancyjnej.
• Brak zgłoszenia zmiany danych w terminie 14 dni.

Jak pomaga 4guards

• 4guards prowadzi klientów, obiekty, pracowników ochrony i umowy obiektów: wartość, okres i liczbę godzin. Lista pokazuje umowy kończące się w ustawionym oknie czasowym.
• 4guards nie generuje dokumentów w formacie z rozporządzenia: wykazu pracowników ochrony, rejestru umów ani księgi realizacji umowy. Nie wydaje też koncesji i nie gwarantuje zgodności z przepisami.

Zobacz także