Comment consigner un incident de gardiennage et le signaler au mandant et aux autorités en Belgique

Comment consigner un incident de gardiennage et le signaler au mandant et aux autorités en Belgique ?

Réponse en bref

Notez l’incident sans délai : heure, lieu, personnes concernées, déroulement et mesures prises, de façon factuelle.
Si un agent retient une personne prise en flagrant délit, prévenez immédiatement la police et notez l’heure de l’appel.
Remettez à la personne retenue le formulaire prévu par la loi, avec le numéro de carte de l’agent.
Si l’infraction vient d’une personne exerçant une fonction de gardiennage, la direction la signale au SPF Intérieur, sans délai et par e-mail.
Transmettez le rapport au mandant et aux autorités judiciaires qui le demandent. 4guards n’envoie rien automatiquement.

Loi du 2 octobre 2017, art. 49. La direction effective signale au SPF Intérieur, dès qu’elle les connaît, les délits et crimes commis par une personne exerçant une fonction de gardiennage.
Arrêté royal du 15 septembre 2020 : chaque fait est communiqué séparément et sans délai par e-mail à delits.spv@ibz.fgov.be ou misdrijven.spv@ibz.fgov.be, avec le formulaire annexé. L’accusé de réception prouve la communication.
Art. 48 : l’entreprise répond sans délai aux demandes d’informations des autorités judiciaires et administratives. Elle communique aux instances judiciaires, sur demande, toutes les informations sur les délits dont elle a connaissance.
Art. 110 à 113 : l’agent peut retenir une personne prise en flagrant délit, à condition de prévenir immédiatement la police. La personne est libérée si la police n’est pas arrivée dans les deux heures suivant l’appel. L’agent remet un formulaire indiquant le lieu, son numéro de carte, la procédure et les circonstances.
Art. 105, 99 et 119 : si une personne porte une arme, l’agent prévient sans délai la police. Il porte assistance aux personnes en danger et inscrit son nom et son numéro de carte sur ses rapports.
Art. 46 : il est interdit de communiquer des données sur le mandant, le personnel ou les visiteurs à d’autres personnes que le mandant. Limitez le rapport aux données nécessaires.

Sources officielles consultées le 2026-11-01:

Intrusion détectée à 2 h 10 : choisissez catégorie et gravité, décrivez la chronologie (« police appelée à 2 h 15 »), mettez à jour l’escalade, puis clôturez.
Un agent retient un voleur pris sur le fait : notez l’heure de l’appel à la police. Deux heures après, sans police sur place, la personne est libérée.
Suite le lendemain : enregistrez-la comme « résolution » dans le journal du dispatch, sans remplacer l’entrée d’origine.

Rédiger le rapport plusieurs jours plus tard, de mémoire.
Confondre le signalement au SPF Intérieur et l’information du mandant.
Attendre des photos dans 4guards : il n’y a pas de téléversement.
Croire le journal du dispatch inaltérable : l’administrateur, le manager et le propriétaire peuvent supprimer des entrées.
Penser que 4guards prévient le mandant ou le SPF Intérieur.

Dès la formule Start, vous enregistrez un incident avec catégorie, gravité, description et statut. Vous suivez l’escalade, clôturez ou rouvrez l’incident et consultez statistiques et historique par site.
Les photos ne sont que des références (nom de fichier, clé de stockage, taille) : ni téléversement ni image affichée.
Dans le journal du dispatch, le texte d’une entrée n’est jamais modifié et un suivi s’enregistre comme « résolution ». Un administrateur, un manager ou le propriétaire peut toutefois supprimer des entrées.
4guards n’envoie rien automatiquement : ni au mandant, ni au SPF Intérieur, ni par e-mail, SMS ou WhatsApp. L’application 4notify, incluse dès la formule Plus, est un produit séparé qu’il n’appelle pas. Le formulaire du SPF se remplit hors de 4guards.