Wie dokumentiere ich Kontrollgänge und den Rapport im Sicherheitsdienst

Wie dokumentiere ich Kontrollgänge und den Rapport im Sicherheitsdienst?

Kurze Antwort

Legen Sie je Objekt schriftlich fest, was ein Kontrollgang umfasst: Route, Kontrollpunkte und Intervall. Der Vertrag bestimmt, worüber Sie dem Auftraggeber berichten.
Lassen Sie jede Passage eines Kontrollpunkts mit Uhrzeit erfassen und halten Sie Besonderheiten im Rapport fest.
Vergleichen Sie erwartete und erfasste Punkte und gehen Sie jeder Abweichung nach.
Prüfen Sie Zweck und Ausgestaltung der Erfassung. Sie darf nicht dazu dienen, das Verhalten des Personals zu überwachen (Art. 26 der Verordnung 3 zum Arbeitsgesetz, ArGV 3).
4guards erfasst eine Passage über den Code des Kontrollpunkts mit Uhrzeit. Das ist ein Zeiteintrag, kein Anwesenheitsnachweis und keine GPS-Ortung.

Art. 400 Abs. 1 Obligationenrecht (OR): Gilt der Vertrag als Auftrag, muss der Beauftragte auf Verlangen jederzeit über seine Geschäftsführung Rechenschaft ablegen.
Kanton Zürich: Sicherheitsunternehmen und ihre Angestellten müssen der Polizei Auskunft über getroffene und geplante Massnahmen geben und alle besonderen Vorkommnisse melden. Sie müssen alles unterlassen, was zu einer Verwechslung mit Polizeiorganen führen könnte.
Art. 26 ArGV 3: Überwachungs- und Kontrollsysteme, die das Verhalten der Arbeitnehmer am Arbeitsplatz überwachen sollen, dürfen nicht eingesetzt werden. Sind sie aus anderen Gründen nötig, dürfen sie Gesundheit und Bewegungsfreiheit nicht beeinträchtigen.
Art. 6 Datenschutzgesetz (DSG): Personendaten müssen verhältnismässig und zu einem erkennbaren Zweck bearbeitet werden. Sie sind zu vernichten oder zu anonymisieren, sobald sie nicht mehr erforderlich sind.
Art. 73 ArGV 1: Die Verzeichnisse enthalten die geleistete tägliche und wöchentliche Arbeitszeit samt Lage. Nach Ablauf ihrer Gültigkeit sind sie mindestens fünf Jahre aufzubewahren.

Offizielle Quellen, abgerufen am 2026-11-01:

Industrieareal mit Kontrollpunkten an Tor, Rampe, Lager und Parkplatz: Jede Passage wird mit Code und Uhrzeit erfasst, Auffälligkeiten stehen im Rapport.
Nach Schichtende: Die Liste verpasster Punkte kennt keine Schichtzeiten. Eine aktive Route mit Intervall zeigt Punkte auch ausserhalb des Dienstes als überfällig.
Empfohlener Rapport-Eintrag, keine gesetzliche Vorgabe in den gelesenen Texten: Datum, Uhrzeit, Posten, Name der Person, Übernahme und Übergabe, besondere Vorkommnisse.
Berichtsweg: Der Vertrag legt fest, in welcher Form und wie oft Sie dem Auftraggeber berichten. Die Zeiten der Kontrollgänge erfassen Sie zusätzlich in den Arbeitszeitverzeichnissen.

Einen Scan als Anwesenheitsnachweis behandeln. Der Code bezeichnet den Punkt, nicht die Person.
GPS-Standort, Geofencing oder Alarmversand erwarten. 4guards bietet sie nicht.
QR- oder NFC-Etiketten vom System erwarten. 4guards erzeugt und druckt sie nicht.
Die Erfassung ohne klaren Zweck einführen und damit das Verhalten des Personals überwachen.
Rapporte und Scan-Daten unbegrenzt aufbewahren.

Ab dem Tarif Plus legen Sie je Objekt Kontrollpunkte mit eindeutigem Code sowie Routen und Runden an. Das Panel zeigt den Code an und lässt ihn kopieren.
Eine Passage tragen Sie im Panel per Code oder Punkt ein oder senden sie über die API. Koordinaten und Person sind optionale Angaben, die Sie mitschicken. 4guards misst sie nicht.
Die Liste verpasster Kontrollpunkte vergleicht die letzte Erfassung mit der aktuellen Zeit für jede aktive Route mit Intervall und führt nie erfasste Punkte auf. Sie öffnen die Liste selbst, 4guards sendet sie nicht.
Nicht enthalten sind GPS, Geofencing, Karte, App für Sicherheitsmitarbeitende, Offline-Modus, Etikettendruck und Alarmversand.