Wie dokumentiere ich einen Vorfall im Sicherheitsdienst und melde ihn dem Auftraggeber

Wie dokumentiere ich einen Vorfall im Sicherheitsdienst und melde ihn dem Auftraggeber?

Kurze Antwort

Halten Sie den Vorfall sofort fest: Zeit, Ort, Beteiligte, Ablauf und getroffene Massnahmen, sachlich und ohne Wertung.
Bei einer Straftat holen Sie polizeiliche Hilfe. Private dürfen eine Person nur vorläufig festnehmen, wenn diese Hilfe nicht rechtzeitig kommt (Art. 218 Strafprozessordnung, StPO).
Übergeben Sie festgenommene Personen so rasch wie möglich der Polizei.
Melden Sie dem Auftraggeber auf dem Weg, den der Vertrag vorsieht. In Zürich melden Sie besondere Vorkommnisse auch der Polizei.
Speichern Sie nur nötige Personendaten und löschen Sie sie, wenn der Zweck entfällt.

Kanton Zürich: Sicherheitsunternehmen und ihre Angestellten müssen alle besonderen Vorkommnisse der Polizei melden. Das ist ein kantonales Beispiel. Andere Kantone regeln die Meldung anders.
Art. 400 Abs. 1 Obligationenrecht (OR): Gilt der Vertrag als Auftrag, muss der Beauftragte auf Verlangen jederzeit über seine Geschäftsführung Rechenschaft ablegen.
Art. 15 Strafgesetzbuch (StGB): Wer ohne Recht angegriffen oder unmittelbar mit einem Angriff bedroht wird, darf den Angriff in einer den Umständen angemessenen Weise abwehren. Das gilt auch für jede andere Person.
Art. 218 StPO: Kann polizeiliche Hilfe nicht rechtzeitig erlangt werden, dürfen Private eine Person vorläufig festnehmen. Sie muss bei einem Verbrechen oder Vergehen auf frischer Tat ertappt oder unmittelbar danach angetroffen worden sein. Festgenommene sind so rasch wie möglich der Polizei zu übergeben. Gewalt ist nur nach Art. 200 zulässig, als äusserstes Mittel und verhältnismässig.
Art. 5 und 8 Datenschutzgesetz (DSG): Daten über strafrechtliche Verfolgungen sind besonders schützenswert. Der Verantwortliche muss durch geeignete Massnahmen eine dem Risiko angemessene Datensicherheit gewährleisten.
Art. 6 Abs. 4 DSG: Personendaten werden vernichtet oder anonymisiert, sobald sie für den Zweck der Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind.

Offizielle Quellen, abgerufen am 2026-11-01:

Einbruchalarm im Lager um 02:10 Uhr: Sie wählen Kategorie und Schweregrad, beschreiben den Ablauf mit Uhrzeiten («Polizei verständigt um 02:15 Uhr») und setzen den Eskalationsstatus. Nach der Klärung schliessen Sie den Vorfall.
Eine Person wird auf frischer Tat ertappt: Halten Sie fest, warum polizeiliche Hilfe nicht rechtzeitig kam, wie die Festnahme verlief und wann die Polizei übernahm.
Namen Unbeteiligter und Kennzeichen lassen Sie weg, wenn der Zweck sie nicht verlangt.
Nachtrag am nächsten Tag: Erfassen Sie ihn als «Auflösung» im Einsatzjournal, statt den Eintrag zu überschreiben.

Den Rapport erst Tage später aus der Erinnerung schreiben.
Vermutungen als Tatsachen formulieren.
Eine festgenommene Person festhalten, statt sie der Polizei zu übergeben.
Fotos in 4guards erwarten. Es gibt keinen Upload.
Das Einsatzjournal für unveränderbar halten. Administratoren, Manager und Inhaber können Einträge löschen.
Annehmen, dass 4guards den Auftraggeber benachrichtigt.

Ab dem Tarif Start erfassen Sie Vorfälle mit Kategorie, Schweregrad, Beschreibung und Status. Den Eskalationsstatus pflegen Sie selbst. Sie schliessen Vorfälle oder öffnen sie wieder und sehen Statistik und Verlauf je Objekt.
Fotos führt 4guards nur als Dateiverweis mit Name, Speicherschlüssel und Grösse. Es gibt keinen Upload und keine Bildanzeige.
Im Einsatzjournal wird der Text eines Eintrags nicht bearbeitet. Nachträge erfassen Sie als «Auflösung». Löschen können Einträge dennoch Administratoren, Manager und Inhaber.
Nichts geht automatisch an Auftraggeber, Polizei oder Vorgesetzte. Den Rapport geben Sie selbst weiter. Ab dem Tarif Plus liegt die App 4notify (SMS, WhatsApp, E-Mail) als eigene Anwendung im Abonnement. 4guards ruft sie nicht automatisch auf.