Documentar reportar incidente vigilancia

¿Cómo documento un incidente de seguridad y lo reporto al cliente y a las autoridades en Colombia?

Respuesta breve

Anote el incidente enseguida: hora, lugar, personas, hechos y medidas tomadas, sin suposiciones.
Si hay hechos delictivos, avise de inmediato a la autoridad competente y colabore con ella.
Informe al cliente según el contrato y atienda sus reclamos.
Si el incidente involucra a su personal, adopte medidas inmediatas y avise a la Superintendencia y a las demás autoridades.
Use solo los datos necesarios y no entregue información del cliente a terceros, salvo requerimiento de autoridad competente.

Decreto-Ley 356 de 1994, art. 74, núm. 11: quien conozca hechos punibles durante el servicio o fuera de él informa de inmediato a la autoridad competente y presta toda la colaboración que esta requiera. Núm. 10: ante actos delictivos cerca del puesto, asume actitudes disuasivas o de alerta y da aviso inmediato a la autoridad.
Art. 74, núms. 19 y 28: la empresa atiende los reclamos de los usuarios. Adopta medidas inmediatas si un dependiente se ve involucrado en hechos contra los bienes o personas protegidos. Avisa de inmediato a la Superintendencia y a las demás autoridades de los siniestros en que haya presencia de personas vinculadas al servicio.
Art. 74, núms. 17 y 2: la empresa salvaguarda la información confidencial, salvo requerimiento de autoridad competente. Se abstiene de asumir conductas reservadas a la fuerza pública.
Ley 906 de 2004, art. 67: toda persona debe denunciar a la autoridad los delitos de cuya comisión tenga conocimiento y que deban investigarse de oficio.
Ley 1581 de 2012, art. 4: el tratamiento de datos personales obedece a una finalidad legítima informada al titular. La información se maneja con medidas técnicas, humanas y administrativas que den seguridad a los registros y eviten su pérdida, consulta o uso no autorizado.

Fuentes oficiales consultadas el 2026-11-01:

Alarma de intrusión a las 02:10 en una bodega. Se avisa a la autoridad, se anotan hora, zona y hechos, y se elige categoría y gravedad en 4guards. Después se informa al cliente y se cierra el incidente.
Un vigilante sorprende a una persona sustrayendo mercancía: avisa de inmediato a la autoridad y no asume conductas reservadas a la fuerza pública.
Un vigilante de su empresa aparece involucrado en un hecho contra los bienes del cliente. Adopte medidas inmediatas, atienda el reclamo y avise a la Superintendencia.

Redactar el reporte días después, de memoria.
Presentar suposiciones como hechos.
Entregar el reporte a quien no es parte del contrato.
Dar por inalterable el diario de eventos. Administradores, gerentes y propietarios pueden borrar anotaciones.
Esperar que 4guards guarde fotos o avise al cliente. No lo hace.

Desde el plan Start, 4guards registra incidentes con categoría, gravedad, descripción y estado. Usted lleva el estado de escalamiento, cierra o reabre incidentes y ve estadísticas e historial por instalación.
Las fotografías son solo una referencia: nombre de archivo, clave de almacenamiento y tamaño. No hay carga de imágenes ni visor.
En el diario de eventos del tablero de despacho el texto de una anotación no se edita; un seguimiento se registra como «resolución». Aun así, administradores, gerentes y propietarios pueden borrar anotaciones.
No se envía nada automáticamente al cliente, a la Superintendencia ni a las autoridades. El reporte lo transmite usted. Desde el plan Plus, la aplicación 4notify (SMS, WhatsApp, correo) va incluida como aplicación aparte; 4guards no la invoca automáticamente.
El registro de incidentes de 4guards no reemplaza el aviso a la autoridad ni la denuncia.