Cum raportez un incident de securitate către client?

Răspuns scurt

Agentul anunță dispeceratul imediat ce incidentul se produce, iar dispeceratul îl înregistrează în panou.
Se aleg categoria și gravitatea, apoi se adaugă descrierea incidentului.
Incidentul apare în lista de incidente din panou, iar dispecerul sau managerul îi evaluează gravitatea.
Pentru incidentele urgente se setează starea de escaladare, iar managerul de obiectiv și, dacă e cazul, clientul sunt anunțați direct de firma ta; 4guards nu trimite nimic automat.
La final, incidentul se închide (se poate redeschide dacă apar elemente noi), iar raportul către client îl redactezi și îl transmiți tu, pe baza datelor din incident.

Legea 333/2003 privind paza obiectivelor — agentul are obligația de a raporta orice eveniment care afectează siguranța obiectivului.
HG 301/2012 — normele metodologice cer înregistrarea scrisă a incidentelor și a măsurilor luate în timpul turei.

Exemplu: agentul observă o ușă de acces forțată la un depozit, la ora 02:14. Agentul anunță dispeceratul, care înregistrează incidentul în panou, cu descrierea, și îl marchează ca grav. Managerul de obiectiv și clientul sunt apoi anunțați de dispecer, prin telefon sau e-mail, pentru că 4guards nu trimite mesaje.

Incidentul se raportează verbal, prin telefon, fără înregistrare scrisă — nu există dovadă ulterioară pentru client sau asigurător.
Raportul ajunge la client cu întârziere de zile, când urgența ar fi cerut o notificare imediată.
Descrierea incidentului este vagă — fără ce s-a întâmplat, unde, când și ce măsuri s-au luat, orice reclamație ulterioară este slăbită.

Raport de incident în panou, cu categorie, gravitate, descriere, stare și stare de escaladare.
Stare de escaladare, închidere și redeschidere a incidentului, plus statistici pe incidente. Nimic nu se trimite automat clientului.
Istoric de incidente în panou, per obiectiv. 4guards nu trimite incidentele clientului și nu are o pagină de portal pe care clientul să le vadă: raportul către client îl transmiți tu.