Hvordan dokumenterer jeg en hændelse og melder den til kunden?

Hvad siger reglerne?

• Retsplejeloven § 755, stk. 2: Enhver har samme beføjelser til anholdelse som politiet. Det gælder, når nogen træffes under eller i umiddelbar tilknytning til et strafbart forhold, der er undergivet offentlig påtale. Den anholdte skal snarest muligt overgives til politiet med oplysning om tidspunktet og grundlaget.
• § 755, stk. 4: Anholdelse må ikke foretages, hvis frihedsberøvelse efter sagens art eller omstændighederne ville være et uforholdsmæssigt indgreb.
• Straffeloven § 13: Handlinger i nødværge er straffri, for så vidt de var nødvendige for at modstå eller afværge et påbegyndt eller overhængende uretmæssigt angreb. De må ikke åbenbart gå ud over, hvad der er forsvarligt. § 14: En ellers strafbar handling straffes ikke, når den var nødvendig til afværgelse af truende skade på person eller gods og af forholdsvis underordnet betydning.
• Vagtvirksomhedsloven § 19 og bekendtgørelsen § 2, stk. 2: Politiet har uden retskendelse adgang til forretningsbøger og -papirer. Det kan som vilkår kræve årlige indberetninger. De læste tekster pålægger ikke vagtvirksomheden at rapportere den enkelte hændelse til kunden eller politiet.
• Virk.dk (AES): Arbejdsgiveren skal anmelde en arbejdsulykke senest 14 dage efter første fraværsdag, hvis tilskadekomne er uarbejdsdygtig ud over tilskadekomstdagen. Kan ulykken give krav på ydelser, gælder 14 dage efter tilskadekomstdagen. Anmeldelsen sker i EASY.
• Arbejdstilsynet om vold: Er en voldsepisode sket eller var den tæt på at ske, skal I afdække, hvad der er sket. Man bør registrere og samle op på tværs af ulykker og nærved-ulykker.
• Datatilsynet: Oplysninger skal være rigtige, begrænses til det nødvendige og slettes eller anonymiseres, når de ikke længere er nødvendige.

Eksempler fra praksis

• Indbrudsalarm på et lager kl. 02.10: I vælger kategori og alvorlighed og beskriver forløbet med tider, fx »politi tilkaldt kl. 02.15«. Derefter sætter I eskalationsstatus og lukker hændelsen, når sagen er løst.
• En vagt anholder en person på fersk gerning: Notér tidspunktet og grundlaget for anholdelsen og tidspunktet for overgivelsen til politiet. Notér også, hvorfor indgrebet var nødvendigt.
• Navne på uvedkommende og registreringsnumre udelader I, hvis formålet ikke kræver dem.
• Tilføjelse næste dag: Registrér den som en opfølgning i journalen i stedet for at overskrive indlægget.

Typiske fejl

• At skrive rapporten flere dage senere fra hukommelsen.
• At formulere formodninger som kendsgerninger.
• At gemme alle rapporter uden tidsgrænse.
• At forvente fotos i 4guards. Der er ingen upload.
• At anse journalen for manipulationssikker. Administratorer, ledere og ejere kan slette indlæg.
• At forvente, at 4guards underretter kunden.

Sådan hjælper 4guards

• Fra Start-abonnementet registrerer I hændelser med kategori, alvorlighed, beskrivelse og status. Eskalationsstatus vedligeholder I selv. I lukker eller genåbner hændelser og ser statistik og historik pr. objekt.
• Fotos findes i 4guards kun som filhenvisning med navn, lagringsnøgle og størrelse. Der er ingen upload og ingen visning af billeder.
• I journalen på dispatch-tavlen redigeres teksten i et indlæg ikke. Tilføjelser registrerer I som opfølgning. Administratorer, ledere og ejere kan dog slette indlæg.
• Intet sendes automatisk til kunden, myndigheder eller foresatte. I giver rapporten videre selv. Fra Plus-abonnementet følger appen 4notify (SMS, WhatsApp, e-mail) med som selvstændig app. 4guards kalder den ikke automatisk.

Se også