Hvordan dokumenterer jeg runderinger og fører vagtrapport?

Hvad siger reglerne?

• Bekendtgørelsen § 20: Alarmsignaler, der indkommer til en kontrolcentral, skal automatisk registreres med lokalitet, dato og klokkeslæt. Loven og bekendtgørelsen indeholder ikke en tilsvarende regel om runderinger eller vagtrapporter.
• § 6, stk. 1 i vagtvirksomhedsloven: En autorisation omfatter ikke vagtvirksomhed på steder med almindelig adgang uden særlig tilladelse. Politiet kan give tilladelsen for nærmere angivne steder (bekendtgørelsen § 4, stk. 3). Siden 2022 omfatter autorisationen dog adgang til jernbanestationer (§ 6, stk. 2).
• Bekendtgørelsen § 2, stk. 2: Politiet kan fastsætte vilkår i autorisationen, blandt andet om udstyr, uniformering og indsendelse af årlige indberetninger. Læs vilkårene i jeres autorisation.
• Bekendtgørelsen §§ 10 og 12: Uden for egne lokaler skal vagten bære uniform, men ikke i lokaler med almindelig adgang. Personlegitimationskortet skal bæres synligt.
• § 19 i vagtvirksomhedsloven: Politiet har uden retskendelse adgang til vagtvirksomhedens forretningsbøger og -papirer for at føre tilsyn.
• Arbejdstidsloven § 2, stk. 3: Medmindre en overenskomst fastsætter andet, er arbejdstid det tidsrum, hvori arbejdstageren er på arbejde og står til arbejdsgiverens rådighed. Tid på runden er derfor arbejdstid.
• Arbejdstilsynet om alenearbejde: Er medarbejderen ikke synlig eller hørbar for andre uden tekniske hjælpemidler, er der tale om alenearbejde. Arbejdsgiveren skal planlægge arbejdet, så faren imødegås. Kan en særlig risiko for vold ikke imødegås, må medarbejderen ikke arbejde alene.
• Datatilsynet: Behandling og opbevaring af oplysninger skal begrænses til det nødvendige. Når oplysningerne ikke længere er nødvendige, skal de anonymiseres eller slettes.

Eksempler fra praksis

• Fabriksområde med seks kontrolpunkter og en runde hver anden time: Hver passage registreres med kode og tidspunkt.
• Område med almindelig adgang: Tjek, at jeres autorisation eller en særlig tilladelse dækker stedet, før I planlægger runden.
• Efter vagtens slutning: Listen over oversete kontrolpunkter kender ikke vagttider. En aktiv rute med interval kan vise punkter som overskredet også uden for vagttid.
• Forslag til en linje i vagtrapporten (anbefaling, ikke lovkrav): dato, klokkeslæt, post, vagtens navn, overtagelse og aflevering samt særlige hændelser.

Typiske fejl

• At behandle en registrering som bevis for, at en bestemt vagt var på stedet. Koden identificerer punktet og ikke personen.
• At forvente GPS-position, geofencing eller automatisk alarm. 4guards har ingen af delene.
• At forvente QR- eller NFC-mærkater fra systemet. 4guards genererer og printer dem ikke.
• At sende en vagt alene på en risikofyldt runde uden at vurdere risikoen.
• At kalde vagtrapporten lovpligtig uden at tjekke kontrakt og vagtinstruks.

Sådan hjælper 4guards

• Fra Plus-abonnementet opretter I pr. objekt kontrolpunkter med en entydig kode samt ruter og runder.
• En registrering bygger på kontrolpunktets kode. I indtaster den i panelet, enten med kode eller punkt, eller sender den via API. Koordinater og vagt er valgfrie oplysninger, som sendes med. 4guards måler dem ikke.
• Listen over oversete kontrolpunkter sammenligner den seneste registrering med nu for hver aktiv rute med interval og viser også punkter, der aldrig er registreret. Listen ignorerer vagttider. I åbner den selv, og der sendes ingen besked.
• Ikke med: GPS, geofencing, kort, app til vagter, offline-tilstand, udskrivning af mærkater og automatiske alarmer.

Se også