Miten dokumentoin vartiointikierrokset ja vartijan päiväkirjan?
Lyhyt vastaus
- Sovi toimeksiannossa ja toimintaohjeissa, mitä kohteita ja alueita kierros kattaa ja miten kierrokset kirjataan.
- Määritä kohteelle tarkastuspisteet ja reitti, ja kirjaa jokainen käynti pisteellä aikaleimalla.
- Pidä työvuorotiedostosta selvillä, kuka vartija oli minkäkin kohteen vuorossa.
- Vertaa odotettuja ja kirjattuja pisteitä ja selvitä jokainen poikkeama.
- 4guards kirjaa tarkastuspisteen koodilla ja aikaleimalla. Kirjaus ei ole läsnäolotodiste eikä paikannus.
Mitä laki sanoo
- Valtioneuvoston asetus 874/2016, 17 §: toimeksiantosopimuksessa mainitaan vartioimisalueet ja vartioimiskohteet. Sopimus määrittelee siten kohteet ja alueet, joilla kierrokset tehdään.
- Laki yksityisistä turvallisuuspalveluista (1085/2015), 82 §: luvanhaltijalla on oltava kirjalliset toimintaohjeet, joiden avulla vartija suorittaa tehtävänsä oikein ja turvallisesti. Tarvittaessa tarvitaan lisäksi vartioimisaluekohtaiset ohjeet, joihin vartijalla on mahdollisuus perehtyä.
- Laki 1085/2015, 81 §: työvuorokirjanpidosta selviävät kunkin vartijan työvuorot, vartioimisalueet ja vartioimiskohteet. Työvuorotiedot hävitetään asiakirjan laatimista seuraavan toisen kalenterivuoden lopussa.
- Laki 1085/2015, 81 §: jos tietoja talletetaan automaattisella tietojenkäsittelyllä, valvonnassa tarvittavien tietojen on oltava saatavina selväkielisinä.
- Laki 1085/2015, 85 §: Poliisihallituksella ja poliisilaitoksella on oikeus saada luvanhaltijalta ja vartijalta valvonnassa tarvittavia tietoja toiminnasta ja vartioimistehtävien suorittamisesta.
- Laki 1085/2015, 9 §: luvanhaltija, vastaava hoitaja ja vartija eivät saa oikeudettomasti ilmaista tietoja, jotka he ovat tehtävässään saaneet salassa pidettävistä turvallisuusjärjestelyistä. Vaitiolovelvollisuus jatkuu tehtävän päätyttyä.
- Laki 1085/2015, 8 §: kierroksella tapahtunut kiinniotto tai voimakeinojen käyttö johtaa kirjalliseen tapahtumailmoitukseen.
Käytännön esimerkit
- Kohteen toimintaohjeissa määritellään reitti: portti, varasto, lastauslaituri ja toimisto. Jokainen piste saa oman koodin, ja jokainen käynti kirjataan aikaleimalla.
- Kierros jää tekemättä: lista kirjaamatta jääneistä pisteistä näyttää pisteet, joita ei ole kirjattu välin ja toleranssin sisällä. Lista ei tunne vuoroaikoja, joten piste voi näkyä myöhässä myös vuoron ulkopuolella.
- Suositus päiväkirjamerkinnäksi, ei lain vaatimus: päivämäärä, kellonaika, kohde, vartijan nimi, vuoron vastaanotto ja luovutus sekä erityiset tapahtumat.
- Poliisin tarkastus: valvonnassa tarvittavat tiedot on voitava antaa selkokielisinä. Pidä kohteen kierrostiedot ja työvuorot haettavissa kohteittain.
Yleisiä virheitä
- Pitää tarkastuspisteen kirjausta läsnäolotodisteena. Koodi tunnistaa pisteen, ei henkilöä.
- Odottaa GPS-paikannusta, geofencingiä tai hälytysten lähetystä. 4guards ei tarjoa niitä.
- Odottaa, että ohjelma luo tai tulostaa QR- tai NFC-tarrat. 4guards ei tee sitä.
- Esittää kierroslista tai päiväkirja lakisääteisenä, vaikka muoto sovitaan toimeksiannossa ja toimintaohjeissa.
- Kirjata päiväkirjaan salassa pidettäviä turvajärjestelyjä tarpeettoman tarkasti ja jakaa ne asiattomille.
Näin 4guards auttaa
- Plus-tasosta alkaen luot kohteelle tarkastuspisteet, joilla on yksilöllinen koodi, sekä reitit ja kierrokset.
- Kirjaus liittyy pisteen koodiin. Kirjaat sen paneelissa koodilla tai pisteen valinnalla tai lähetät sen API:n kautta. Koordinaatit ja vartija ovat valinnaisia tietoja, jotka lähetetään mukana; 4guards ei mittaa niitä.
- Lista kirjaamatta jääneistä pisteistä vertaa viimeisintä kirjausta nykyhetkeen jokaisella aktiivisella reitillä, jolla on aikaväli, ja näyttää pisteet, joita ei ole koskaan kirjattu. Avaat listan itse, eikä mitään lähetetä.
- Tilannetaulun tapahtumapäiväkirjassa merkinnän tekstiä ei muokata, ja jatkotoimi kirjataan ratkaisuna. Ylläpitäjä, päällikkö ja omistaja voivat silti poistaa merkintöjä.
- Mukana ei ole GPS-paikannusta, vartijoiden karttanäkymää, vartijoiden mobiilisovellusta, offline-tilaa, tarrojen tulostusta eikä hälytysten lähetystä. Kirjaus on aikaleima pisteelle.