Miten laadin tapahtumailmoituksen ja ilmoitan vartiointitehtävän tapahtumasta tilaajalle ja poliisille

Miten laadin tapahtumailmoituksen ja ilmoitan vartiointitehtävän tapahtumasta tilaajalle ja poliisille?

Lyhyt vastaus

  1. Kirjaa tapahtuma heti: aika, paikka, havainnot ja toimenpiteet asiallisesti ja ilman arvailua.
  2. Jos tapahtuma johti kiinniottoon tai voimakeinojen käyttöön, vartijan on laadittava heti kirjallinen tapahtumailmoitus (laki 1085/2015, 8 §).
  3. Luovuta kiinniotettu viipymättä poliisille. Jos vapautat hänet lain sallimalla tavalla, toimita tapahtumailmoitus viipymättä rikoksen tapahtumapaikan poliisilaitokselle.
  4. Ilmoita jo tehdystä, laissa tarkoitetusta rikoksesta viipymättä poliisille. Ampuma-aseen käytöstä luvanhaltijan on ilmoitettava viivytyksettä poliisilaitokselle.
  5. Anna toimeksiantajalle jäljennös, kun hän sitä pyytää. 4guards ei lähetä mitään automaattisesti.

Mitä laki sanoo

  • Laki yksityisistä turvallisuuspalveluista (1085/2015), 8 §: vartijan on laadittava heti kirjallinen tapahtumailmoitus tapahtumista, jotka johtivat kiinniottoon tai voimakeinojen käyttöön. Siitä on käytävä ilmi vartijan havainnot ja toimenpiteet. Toimenpiteen kohteena olleiden nimen, henkilötunnuksen ja osoitetiedot saa kirjata.
  • Valtioneuvoston asetus 874/2016, 18 §: ilmoituksessa mainitaan lisäksi vartijan nimi ja työnantaja, tapahtuma-aika ja -paikka sekä se, otettiinko joku kiinni tai käytettiinkö voimakeinoja ja voimankäyttövälineitä. Ampuma-aseen esille ottaminen tai käyttö mainitaan myös. Havaintoina saa kirjata tuntomerkit ja havaintoja käyttäytymisestä ja tilasta.
  • Laki 1085/2015, 8 §: luvanhaltija säilyttää tapahtumailmoitukset kahden vuoden ajan laatimispäivän kalenterivuoden päättymisen jälkeen. Henkilötietoja sisältävät ilmoitukset hävitetään sen jälkeen viimeistään kuukauden kuluessa. Ilmoitusten on oltava viivytyksettä esitettävissä toimeksiannoittain.
  • Laki 1085/2015, 8 §: toimeksiantajalla ja valvontaviranomaisella on oikeus saada jäljennös tapahtumailmoituksesta. Jos vartija vapauttaa kiinniotetun, ilmoitus toimitetaan viipymättä rikoksen tapahtumapaikan poliisilaitokselle.
  • Laki 1085/2015, 16 §: kiinniotettu on viipymättä luovutettava poliisille.
  • Laki 1085/2015, 5 §: jos vartija saa tehtävässään tietää jo tehdyn rikoksen, josta rikoslain 15 luvun 10 §:ssä säädetään, hänen on viipymättä ilmoitettava siitä poliisille.
  • Laki 1085/2015, 19 §: ampuma-asetta saa kantaa vain henkivartija- tai arvokuljetustehtävissä sekä huomattavan yleisen edun kannalta merkittävän alueen vartioinnissa. Jos vartija on käyttänyt asetta, luvanhaltijan on ilmoitettava siitä viivytyksettä aseenkäyttöpaikan poliisilaitokselle.
  • Laki 1085/2015, 7 §: vartijan on ilmoitettava henkilöön kohdistuvan toimenpiteen peruste toimenpiteen kohteelle tai tämän edustajalle, jollei se ole mahdotonta.

Käytännön esimerkit

  • Kauppakeskuksessa vartija ottaa näpistyksestä kiinni henkilön ja luovuttaa hänet poliisille. Tapahtumailmoitukseen kirjataan aika, paikka, havainnot ja toimenpiteet, ja toimeksiantaja saa pyydettäessä jäljennöksen.
  • Vartija vapauttaa kiinniotetun lain sallimalla tavalla: tapahtumailmoitus menee viipymättä rikoksen tapahtumapaikan poliisilaitokselle.
  • Hälytys varastolla yöllä: valitset poikkeamalle luokan ja vakavuuden ja kirjaat ajankohdat, esimerkiksi milloin poliisi tilattiin. Kun asia on selvitetty, suljet poikkeaman.
  • Henkilötiedot: kirjaa vain tarvittavat. Laki sallii nimen, henkilötunnuksen ja osoitteen kirjaamisen, mutta tiedot on hävitettävä säilytysajan jälkeen.
  • Jälkikirjaus seuraavana päivänä: kirjaa se tilannetaulun päiväkirjaan ratkaisuna sen sijaan, että yrittäisit muuttaa vanhaa merkintää.

Yleisiä virheitä

  • Kirjoittaa tapahtumailmoitus vasta päivien päästä muistista. Laki edellyttää sen laatimista heti.
  • Säilyttää henkilötietoja sisältäviä tapahtumailmoituksia lain säilytysaikaa pidempään.
  • Olettaa, että 4guards ilmoittaa toimeksiantajalle, poliisille tai esimiehelle. Se ei lähetä mitään automaattisesti.
  • Odottaa valokuvien lataamista poikkeamaan. 4guardsissa ei ole latausta.
  • Pitää tilannetaulun päiväkirjaa muuttumattomana. Ylläpitäjä, päällikkö ja omistaja voivat poistaa merkintöjä.
  • Olettaa, että poikkeamakirjaus täyttää tapahtumailmoituksen vaatimukset sellaisenaan.

Näin 4guards auttaa

  • Start-tasosta alkaen kirjaat poikkeamat luokan, vakavuuden, kuvauksen ja tilan mukaan. Eskalointitilan pidät itse, voit sulkea ja avata poikkeaman uudelleen ja nähdä tilaston ja historian kohteittain.
  • Valokuvat tallentuvat vain tiedostoviitteenä: nimi, tallennusavain ja koko. Latausta tai kuvanäkymää ei ole.
  • Tilannetaulun tapahtumapäiväkirjassa merkinnän tekstiä ei muokata, ja jatkotoimi kirjataan ratkaisuna. Ylläpitäjä, päällikkö ja omistaja voivat silti poistaa merkintöjä.
  • Mitään ei lähetetä automaattisesti toimeksiantajalle, viranomaisille tai esimiehelle. Jäljennöksen annat itse. Plus-tasosta alkaen tilaukseen kuuluu erillisenä sovelluksena 4notify (SMS, WhatsApp, sähköposti); 4guards ei kutsu sitä automaattisesti.
  • Poikkeamakentät ovat luokka, vakavuus, kuvaus ja tila. Varmista itse, että lain ja asetuksen edellyttämät tapahtumailmoituksen tiedot tulevat kirjatuiksi. Säilytys- ja hävitysajat ovat luvanhaltijan vastuulla.

Katso myös