Hvordan dokumenterer jeg en hendelse og rapporterer den til oppdragsgiveren?
Kort svar
- Skriv ned hendelsen med en gang: tid, sted, involverte, forløp og tiltak. Skriv faktisk og uten vurderinger.
- Har vekteren brukt fysisk makt, skal det føres skriftlig logg snarest mulig. Vekteren og daglig leder undertegner den.
- Omkommer eller skades en ansatt alvorlig i en arbeidsulykke, varsler dere Arbeidstilsynet og nærmeste politimyndighet straks og bekrefter skriftlig.
- Gi rapporten videre til oppdragsgiveren slik avtalen krever. 4guards sender ingenting automatisk.
- Loggen over fysisk makt følger årsrapporten til politiet, som sendes innen utløpet av mars.
Hva loven sier
- Vaktvirksomhetsloven § 12: Vekteren har ingen adgang til fysisk makt utover det enhver har adgang til, jf. straffeloven § 18 og straffeprosessloven § 176. Vakttjenesten utføres ubevæpnet.
- Vaktvirksomhetsforskriften § 39: Foretaket skal føre skriftlig logg over alle situasjoner som har medført fysisk makt. Loggen føres snarest mulig etter hendelsen og undertegnes av den som utførte tjenesten og av daglig leder.
- Vaktvirksomhetsforskriften § 38: Årsrapporten til politiet skal ha kopi av loggen for bruk av fysisk makt og av loggen for hendelser ved bruk av hund.
- Vaktvirksomhetsloven § 16 og forskriften § 37: Rapporten sendes hvert år innen utløpet av mars.
- Vaktvirksomhetsforskriften § 32: Fratar arbeidsgiver en vekter ID-kortet fordi vekteren ikke anses skikket, skal arbeidsgiver straks sende melding til politiet.
- Arbeidsmiljøloven § 5-1: Arbeidsgiver skal sørge for registrering av alle personskader som oppstår under arbeid. Registeret skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet, verneombud, bedriftshelsetjeneste og arbeidsmiljøutvalg.
- Arbeidsmiljøloven § 5-2: Omkommer en arbeidstaker eller blir alvorlig skadet i en arbeidsulykke, skal arbeidsgiver straks og på hurtigste måte varsle Arbeidstilsynet og nærmeste politimyndighet. Varselet bekreftes skriftlig, og verneombudet får kopi.
Eksempler fra praksis
- Innbruddsalarm i lager kl. 02.10: velg kategori og alvorlighetsgrad, og beskriv forløpet med klokkeslett, for eksempel «politiet varslet kl. 02.15». Sett eskaleringsstatus, og lukk hendelsen når den er avklart.
- Vekteren holder fast en person til politiet kommer: loggfør bruken av fysisk makt og hva vekteren gjorde, og la vekteren og daglig leder undertegne.
- Tillegg dagen etter: registrer det som «resolusjon» i journalen i stedet for å skrive over oppføringen.
- Navn på uvedkommende og bilnumre tas ikke med hvis formålet ikke krever det.
Vanlige feil
- Å skrive rapporten flere dager senere ut fra hukommelsen.
- Å skrive antakelser som fakta.
- Å tro at 4guards varsler oppdragsgiveren eller politiet. Ingenting sendes automatisk.
- Å forvente bilder i 4guards. Det finnes ingen opplasting.
- Å regne journalen som uforanderlig. Administrator, leder og eier kan slette oppføringer.
- Å glemme varslingen til Arbeidstilsynet og politiet ved dødsfall eller alvorlig skade.
Slik hjelper 4guards dere
- Fra abonnementet Start registrerer dere hendelser med kategori, alvorlighetsgrad, beskrivelse og status. Eskaleringsstatus fører dere selv. Dere kan lukke og gjenåpne hendelser og se statistikk og historikk per objekt.
- Bilder finnes bare som filreferanse med filnavn, lagringsnøkkel og størrelse. Det er ingen opplasting og ingen visning.
- I dispatchjournalen skrives ikke teksten i en oppføring om. En oppfølging registreres som «resolusjon». Administrator, leder og eier kan likevel slette oppføringer.
- Ingenting sendes automatisk til oppdragsgiver, myndigheter eller overordnede. Rapporten gir dere videre selv. Fra abonnementet Plus følger appen 4notify (SMS, WhatsApp, e-post) med som egen app. 4guards kaller den ikke automatisk.
- 4guards garanterer ikke at en registrert hendelse oppfyller kravene til logg etter forskriften § 39 eller til annen rapportering.