Client contracts

Contracte

Contracte cu clienți

Fiecare obiectiv păzit are propriul contract, cu valoare, perioadă, ore contractate și tarif orar — iar din planul Pro baza de facturare a clientului pornește de la el.

Pe scurt

  1. Contractele cu clienții se țin pe obiectiv: număr, perioadă, tarif orar, ore contractate pe lună, abonament fix opțional și condiții de reînnoire.
  2. Contractul este baza calculului de facturare. Tariful și orele contractate din el transformă orele prestate într-o valoare.
  3. Panoul listează contractele active care expiră în fereastra aleasă, implicit 30 de zile, inclusiv cele cu reînnoire automată.
  4. 4guards ține datele comerciale ale contractului. Nu păstrează documentul semnat și nu trimite memento-uri.

Contract per obiectiv

Valoare, perioadă, ore contractate și tarif orar, atașate direct obiectivului din platformă.

Activare și încheiere

Contractul se activează când începe prestarea și se încheie când se termină, iar starea lui rămâne vizibilă în listă.

Listă contracte care expiră

Lista arată contractele a căror perioadă se termină în fereastra configurată de tine. O deschizi tu; nu se trimite nicio notificare.

Cum funcționează

Creezi contractul unui obiectiv cu valoarea, perioada, orele contractate și tariful orar. Îl activezi când începe prestarea și îl încheii când se termină. Din planul Pro, baza de facturare compară orele contractate cu cele lucrate și aplică tariful orar al contractului; un contract cu perioada depășită nu mai intră în calcul. Lista contractelor care expiră se deschide din panou, cu fereastra de timp configurată de tine.

Cum se folosește pas cu pas

  1. Adaugă clientul și obiectivul. Clientul are datele de facturare, de exemplu CUI și număr de registru. Obiectivul se leagă de client.
  2. Creează contractul. Introduci numărul, unic în cont, data de început, data de final (opțională), tariful orar și moneda.
  3. Setează orele și condițiile. Completezi orele contractate pe lună, un eventual abonament fix, procentul pentru orele peste contract și preavizul în zile.
  4. Alege acoperirea. Legi contractul de un obiectiv sau îl lași fără obiectiv, ca contract-cadru pentru toate obiectivele clientului.
  5. Urmărește expirările. Deschizi lista contractelor care expiră și alegi fereastra de 30, 60 sau 90 de zile. Fereastra implicită vine din setările contului.
  6. Încheie, nu șterge. Un contract prestat se încheie cu data de final, ca lunile trecute să rămână facturabile. Ștergerea este pentru contractele introduse greșit.

Detalii care contează

Contract-cadru
Fără obiectiv, contractul acoperă obiectivele clientului care nu au contract propriu. Un obiectiv cu contract propriu nu intră și în cadru, ca orele să nu fie facturate de două ori.
Statusuri
Activ, suspendat, încheiat. Calculul de facturare sare peste contractele suspendate și folosește datele contractelor încheiate pentru lunile în care au fost active.
Lista de expirare
Include contractele active cu dată de final aflată în fereastra aleasă. Contractele cu reînnoire automată rămân în listă.
Preavizul
Numărul de zile de preaviz are 30 implicit. Când zilele rămase scad sub preaviz, panoul marchează contractul cu roșu.
Validări
Obiectivul trebuie să aparțină clientului din contract. Data de final nu poate fi înaintea celei de început.
Cine poate modifica
Crearea și modificarea: admin, manager, owner și șef de obiectiv. Activarea, încheierea și ștergerea: admin, manager și owner.

Ce nu face

  • Nu păstrează documentul contractului și nu îl semnează. Ține doar datele comerciale.
  • Nu generează contracte și nu verifică conținutul lor juridic.
  • Nu trimite memento-uri. Contractele care expiră apar în listă, nu într-un mesaj.
  • Nu prelungește contracte. Reînnoirea automată este o informație pe contract, nu o acțiune.
  • Nu mai include în facturare un contract cu data de final trecută, chiar dacă are bifată reînnoirea.

Întrebări frecvente

Cum se leagă contractul de ture și de facturare?

Contractul poartă valoarea, orele contractate și tariful orar; din planul Pro, baza de facturare compară orele contractate cu cele lucrate și aplică tariful orar al contractului. Turele se planifică separat, pe obiectiv.

Pot ține evidența tuturor contractelor active?

Da, dintr-o listă cu starea fiecărui contract (activ sau încheiat), valoarea și perioada, plus lista celor care expiră în fereastra configurată.

Vezi și

Pornește cu 4guards

Adaugi primul contract de obiectiv din panou — primele 12 luni gratuit, fără card.