Facturare recurentă
Din planul Pro calculezi, pentru fiecare lună calendaristică și contract, baza de facturare — orele contractate față de cele lucrate, la tariful orar al contractului — și o exporți în CSV pentru 4invoices.net.
Pe scurt
- Facturarea recurentă calculează lunar baza de facturare pentru fiecare contract: orele prestate sau planificate, înmulțite cu tariful din contract.
- La calcul se adaugă orele peste cele contractate, majorate cu procentul din contract, și sporul de noapte setat în cont.
- Calculul se poate salva, confirma și exporta în CSV. Un calcul exportat nu se mai șterge.
- 4guards nu emite facturi. Seria, numărul și documentul fiscal țin de 4invoices.net, iar transferul nu este automat.
Bază de facturare pe contract
Pentru fiecare lună și contract, sistemul calculează baza: orele contractate și cele lucrate, la tariful orar al contractului, plus orele suplimentare și sporul de noapte.
Rulare cu stări
Baza unei luni se fixează într-o rulare, care trece prin stările ciornă, confirmat și exportat.
Export CSV pentru 4invoices.net
Exporți baza în CSV (separator punct și virgulă) și o folosești la emiterea facturii în 4invoices.net. 4guards nu emite facturi, iar transferul nu este automat.
Cum funcționează
La sfârșitul lunii calendaristice calculezi baza pentru fiecare contract: orele contractate și cele lucrate, tariful orar al contractului, orele suplimentare și sporul de noapte. Tarifele de pe ture sau de pe obiective nu sunt folosite, câmpurile de ciclu, preaviz și reînnoire din contract sunt doar informative, iar un contract cu perioada depășită nu mai intră în calcul. Baza se fixează într-o rulare și se exportă în CSV. Factura în sine — seria, numărul, documentul fiscal — se emite în 4invoices.net; 4guards nu emite facturi și nu transferă datele automat.
Cum se folosește pas cu pas
- Introdu contractele. Fiecare contract are tarif orar, ore contractate pe lună și, opțional, abonament fix. Fără contract activ, orele unui obiectiv nu pot fi facturate.
- Alege baza de calcul. În Setări, fila Facturare recurentă, alegi pontajul real (implicit) sau orele planificate. Tot acolo setezi sporul de noapte în procente.
- Confirmă pontajele. Orele confirmate de un manager sunt cele sigure. Cele neconfirmate intră în calcul, cu avertisment.
- Previzualizează luna. Alegi luna calendaristică și, opțional, clientul sau obiectivul. Previzualizarea se recalculează la fiecare deschidere și nu scrie nimic.
- Salvează și confirmă calculul. Liniile se copiază într-un calcul separat, care trece de la ciornă la confirmat. Nu se modifică dacă pontajul se schimbă ulterior. Crearea, confirmarea și ștergerea cer rolul admin, manager sau owner.
- Exportă CSV-ul. Fișierul cu separator punct și virgulă îl predai contabilității sau îl folosești la emiterea facturii în 4invoices.net.
Detalii care contează
- Formula unei linii
- Orele normale, adică minimul dintre orele prestate și cele contractate, se înmulțesc cu tariful din contract. Orele peste contract se înmulțesc cu tariful majorat cu procentul din contract.
- Abonamentul fix
- Dacă contractul are abonament lunar, acesta ține locul orelor normale. Se adaugă doar orele peste contract și sporul de noapte.
- Orele de noapte
- Sunt orele turelor marcate ca tură de noapte la planificare. Sporul este un singur procent pe cont, aplicat la tariful contractului.
- Avertismentele
- Calculul semnalează orele neconfirmate incluse, contractele fără nicio oră pontată în lună și obiectivele cu ore dar fără contract activ.
- Ce conține exportul
- Perioada, contractul, clientul, obiectivul, orele contractate, prestate, facturabile, suplimentare și de noapte, sporul, tariful, abonamentul, valoarea și moneda.
- Disponibil în planurile
- Calculul bazei de facturare și exportul CSV sunt disponibile de la planul Pro.
Ce nu face
- Nu emite facturi. Nu există serie, număr fiscal, TVA sau e-Factura; documentul fiscal se emite în 4invoices.net.
- Nu trimite calculul automat în 4invoices.net. Exportul CSV îl preia operatorul.
- Nu urmărește încasările. Nu există scadențar sau extras bancar.
- Nu calculează salarii. Sporul de noapte este pentru facturarea către client, nu pentru plata agenților.
- Nu recalculează un calcul salvat. Dacă pontajul se corectează după salvare, refaci calculul.
Întrebări frecvente
Facturarea ține cont de orele efectiv lucrate?
Da, baza compară orele lucrate cu cele contractate pe fiecare contract și lună calendaristică, apoi aplică tariful orar al contractului, orele suplimentare și sporul de noapte.
4guards emite facturile?
Nu. 4guards calculează și exportă baza de facturare; documentul fiscal, seria și numărul aparțin 4invoices.net, unde emiți factura. Transferul nu este automat.
Pornește cu 4guards
Calculezi prima bază de facturare din panou — primele 12 luni gratuit, fără card.