Kā dokumentēt apsardzes apgaitas un dežūru pieņemšanas un nodošanas žurnālu?
Īsā atbilde
- Objekta apsardzes kārtībā definējiet apgaitas maršrutu, kontrolpunktus un intervālu.
- Ēkas vai telpu apsardzē objektā uzturiet dežūru pieņemšanas un nodošanas žurnālu un darba laika uzskaites grafiku.
- Fiksējiet katru apgaitu ar laiku un novērojumiem. Žurnālus un grafikus glabājiet piecus gadus un uzrādiet kontroles iestādēm pēc pieprasījuma.
- Salīdziniet plānotos un fiksētos kontrolpunktus un izskatiet katru novirzi.
- 4guards reģistrē kontrolpunkta skenējumu pēc tā koda ar laiku. Tas nav GPS izsekojums un nav klātbūtnes pierādījums.
Ko nosaka normatīvie akti
- MK noteikumu Nr. 369 70.5. apakšpunkts attiecas uz fiziskās vai tehniskās apsardzes pakalpojumu, ja apsargā ēku vai telpas. Katrā šādā objektā jābūt apsardzes kārtībai, ar kuru iepazinušies darbinieki, un dežūru pieņemšanas un nodošanas žurnālam.
- Tas pats apakšpunkts: žurnāls un darba laika uzskaites grafiks tiek uzrādīts pēc kontroles iestāžu pieprasījuma, un komersants tos glabā piecus gadus.
- Apsardzes darbības likuma 2. panta piektā daļa: apsardzes darbību kontrolē Valsts policija un citas institūcijas atbilstoši to kompetencei.
- Likuma 10. panta otrās daļas 4. punkts: veicot apsardzes darbību, komersants novērtē iespējamos riskus apsargājamam objektam un veic nepieciešamos pasākumus apdraudējumu novēršanai.
- Likuma 18. panta pirmās daļas 5. punkts: apsardzes darbinieks neizpauž trešajām personām informāciju par objekta apsardzes tehniskajām sistēmām, apsardzes darba organizāciju un citu darbā pieejamo informāciju.
- Datu valsts inspekcija: datiem jābūt adekvātiem (ne pārmērīgiem), un tos nedrīkst glabāt ilgāk, nekā nepieciešams.
Piemēri no prakses
- Noliktava ar sešiem kontrolpunktiem un intervālu 120 minūtes: katru apgaitu fiksē kontrolpunkta kods un laiks. Dežūras nodošanā darbinieks ieraksta žurnālā novērojumus.
- Pēc maiņas beigām: nokavēto kontrolpunktu saraksts neņem vērā maiņu laikus. Aktīvs maršruts ar intervālu rāda punktus kā nokavētus arī ārpus dežūras.
- Kontrole pieprasa žurnālus un grafikus par iepriekšējiem gadiem: tie jāglabā piecus gadus.
Biežākās kļūdas
- Uzskatīt skenējumu par klātbūtnes pierādījumu: kods identificē punktu, nevis personu.
- Gaidīt GPS atrašanās vietu, ģeožogu vai automātiskus brīdinājumus: 4guards to nedara.
- Gaidīt, ka programma izveido vai izdrukā QR vai NFC etiķetes: tā to nedara.
- Uzskatīt programmas ierakstus par normā minēto dežūru žurnālu, to nenosakot objekta apsardzes kārtībā.
- Ierakstīt žurnālā lieku personas datu apjomu.
Kā palīdz 4guards
- No plāna Plus katram objektam definējat kontrolpunktus ar unikālu kodu, maršrutus un apļus.
- Skenējuma atzīme tiek reģistrēta pēc kontrolpunkta koda: to ievada panelī, pēc koda vai pēc punkta, vai nosūta caur API. Tiek fiksēts laiks; koordinātas un darbinieks ir neobligāti.
- Nokavēto kontrolpunktu saraksts salīdzina pēdējo skenējumu ar tagadni katram aktīvam maršrutam ar intervālu virs nulles, kā arī punktus, kas nekad nav skenēti. Tas neņem vērā maiņu laikus un netiek nevienam nosūtīts.
- 4guards neizveido un neizdrukā QR vai NFC etiķetes. Nav GPS, bezsaistes režīma un lietotnes darbiniekiem.
- Dispečera žurnāla ieraksta teksts netiek labots, turpinājumu reģistrē kā rezolūciju, bet administrators, vadītājs vai īpašnieks ierakstus var dzēst. 4guards nesola, ka šie ieraksti aizstāj normā minēto dežūru pieņemšanas un nodošanas žurnālu.