Hur dokumenterar jag väktarnas ronderingar och väktarrapporter

Hur dokumenterar jag väktarnas ronderingar och väktarrapporter?

Kort svar

  1. Bestäm per objekt vilka kontrollpunkter och vilken rutt som gäller och hur ofta ronden ska gås. Skriv det i uppdraget eller bevakningsinstruktionen.
  2. Låt varje passage av en kontrollpunkt registreras med klockslag.
  3. Jämför förväntade och registrerade punkter och följ upp varje avvikelse i en väktarrapport.
  4. Bedöm risken för varje ensamrond. Vid påtaglig risk för våld eller hot om våld får arbetet inte utföras som ensamarbete.
  5. 4guards registrerar passagen av en kontrollpunkt med punktens kod och klockslag. Det är ingen GPS-positionering och inget bevis på närvaro.

Vad lagen säger

  • 10 § lagen (1974:191) om bevakningsföretag: Länsstyrelsen har rätt att ta del av samtliga handlingar som rör bevakningsverksamheten. Inspektion görs minst en gång vartannat år. Er dokumentation av bevakningen kan alltså bli föremål för granskning.
  • 13 § förordningen (1989:149): Den årliga redogörelsen anger bland annat företagets organisation och planläggning, i vilka län verksamheten bedrivits och dess omfattning. Lagen och förordningen nämner ingen särskild ronderingsjournal.
  • 15 § arbetstidslagen (1982:673): Arbetsgivaren anger rasternas längd och förläggning i förväg. Raster läggs så att ingen arbetar mer än fem timmar i följd.
  • 3 kap. 2 § arbetsmiljölagen (1977:1160): Arbetsgivaren ska beakta den särskilda risk för ohälsa och olycksfall som kan följa av att arbetstagaren arbetar ensam.
  • 6 kap. AFS 2023:2: Vid ensamarbete med påtaglig risk för kroppsskada genom olycksfall ska arbetsgivaren ordna snabb hjälp. Ett allmänt råd nämner överenskomna tidpunkter då arbetstagaren kontaktar en viss person. Kan godtagbar säkerhet inte ordnas får arbetet inte utföras som ensamarbete.
  • 5 kap. 7 § AFS 2023:2: Arbetsgivaren får inte låta någon arbeta ensam om uppgiften innebär påtaglig risk för våld eller hot om våld.
  • IMY om dataskyddsförordningen: Ni ska inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålen och ska radera dem när de inte längre behövs. Tänk på det när ni sparar väktarens namn eller koordinater vid en registrering.

Praktiska exempel

  • Industriområde med sex kontrollpunkter (port, lager, ramp, tank, kontor, parkering): varje passage registreras med punktens kod och klockslag.
  • Efter passets slut: listan över missade punkter känner inte till passtider. En aktiv rutt med intervall visar punkter som försenade även utanför bemannad tid.
  • Ensam nattrond: bestäm tider då väktaren kontaktar en utsedd person. Det är ett exempel ur Arbetsmiljöverkets allmänna råd, inget lagkrav.
  • Rekommendation för en ronderingsrapport, inget lagkrav: datum, klockslag, objekt, väktarens namn, rutt, avvikelser och åtgärder.

Vanliga misstag

  • Behandla en registrering som bevis på närvaro. Koden identifierar punkten, inte personen.
  • Vänta sig GPS-position, geofencing eller push-larm. 4guards har dem inte.
  • Vänta sig QR- eller NFC-etiketter från systemet. 4guards skapar och skriver inte ut dem.
  • Hävda att en ronderingsjournal är ett lagkrav. Lagen och förordningen om bevakningsföretag anger ingen särskild form. Innehållet följer uppdraget och bevakningsinstruktionen.
  • Skicka en väktare ensam på en rond där risken för våld är påtaglig.

Så hjälper 4guards er

  • Från planen Plus skapar ni per objekt kontrollpunkter med unik kod, samt rutter och ronder.
  • En registrering sker på punktens kod. Ni skriver in den i panelen, via kod eller punkt, eller skickar den via API. Koordinater och väktare är valfria uppgifter som skickas med. 4guards mäter dem inte.
  • Listan över missade kontrollpunkter jämför senaste registreringen med aktuell tid för varje aktiv rutt med intervall och visar punkter som aldrig registrerats. Ni öppnar listan själva, inget skickas.
  • Ingår inte: GPS, geofencing, karta, app för väktare, offlineläge, etikettutskrift och larmutskick. En registrering är en tidsregistrering.

Se även