Hur dokumenterar och rapporterar jag en incident under ett bevakningsuppdrag?
Kort svar
- Skriv ner händelsen direkt: tid, plats, inblandade, förlopp och åtgärder. Var saklig och undvik värderingar.
- Beskriv grunden för varje ingripande. Vid brott på bar gärning där fängelse kan följa får envar gripa, och den gripne ska skyndsamt överlämnas till närmaste polisman (24 kap. 7 § rättegångsbalken).
- Om en medarbetare dör eller får en svårare personskada ska arbetsgivaren utan dröjsmål underrätta Arbetsmiljöverket (3 kap. 3 a § arbetsmiljölagen).
- Utred och dokumentera tillbud och händelser där våld eller hot om våld har förekommit (5 kap. 8 § AFS 2023:2). Lämna rapporten till kunden enligt uppdragsavtalet.
- 4guards skickar ingenting automatiskt. Ni för in händelsen och lämnar själva rapporten vidare.
Vad lagen säger
- 24 kap. 7 § rättegångsbalken: Den som påträffas på bar gärning eller flyende fot för ett brott där fängelse kan följa får gripas av envar. Den gripne ska skyndsamt överlämnas till närmaste polisman.
- 24 kap. 1 § brottsbalken: En gärning i nödvärn är brott bara om den är uppenbart oförsvarlig med hänsyn till angreppet och omständigheterna. Rätt till nödvärn finns bland annat mot ett påbörjat eller överhängande brottsligt angrepp på person eller egendom.
- 3 kap. 3 a § arbetsmiljölagen och 2 § arbetsmiljöförordningen: Arbetsgivaren ska utan dröjsmål underrätta Arbetsmiljöverket om dödsfall eller svårare personskada i samband med arbetet. Detsamma gäller skador som drabbat flera arbetstagare samtidigt och tillbud som inneburit allvarlig fara för liv och hälsa.
- 3 kap. 2 a § arbetsmiljölagen: Arbetsgivaren ska utreda arbetsskador, fortlöpande undersöka riskerna i verksamheten och vidta de åtgärder som föranleds av detta.
- 5 kap. 8 och 6 §§ AFS 2023:2: Arbetsgivaren ska utreda och dokumentera tillbud och händelser där våld eller hot om våld har förekommit. Det ska finnas fastställda rutiner för vem som tar emot larm och vad som görs när ett larm kommer.
- 10 § lagen (1974:191) om bevakningsföretag: Länsstyrelsen har rätt att ta del av samtliga handlingar som rör bevakningsverksamheten. Skriv därför rapporten så att den tål granskning.
- IMY om dataskyddsförordningen: Ni ska inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålen och ska radera dem när de inte längre behövs.
Officiella källor hämtade den :
- Rättegångsbalk (1942:740), 24 kap. 7 §, Riksdagen
- Brottsbalk (1962:700), 24 kap. 1 §, Riksdagen
- Arbetsmiljölag (1977:1160), Riksdagen
- Arbetsmiljöförordning (1977:1166), Riksdagen
- AFS 2023:2 Planering och organisering av arbetsmiljöarbete, Arbetsmiljöverket
- Lag (1974:191) om bevakningsföretag, Riksdagen
- Grundläggande principer enligt GDPR, Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)
Praktiska exempel
- Inbrottslarm i lagret klockan 02:10: välj kategori och allvarlighetsgrad och beskriv förloppet med klockslag, till exempel ”polis kontaktad 02:15”. Sätt eskaleringsstatus. Stäng händelsen när den är utredd.
- En väktare griper en person vid stöld på bar gärning. Skriv vad som hände, på vilken grund, när polisen kontaktades och när personen överlämnades.
- En medarbetare får en svårare personskada vid ett överfall: underrätta Arbetsmiljöverket utan dröjsmål. 4guards gör det inte åt er.
- Tillägg dagen efter: för in det som en uppföljning (”resolution”) i händelsejournalen i stället för att skriva över posten.
Vanliga misstag
- Skriva rapporten först dagar senare ur minnet.
- Formulera gissningar som fakta.
- Spara alla rapporter obegränsat länge.
- Vänta sig foton i 4guards. Det finns ingen uppladdning.
- Tro att händelsejournalen är manipulationssäker. Administratör, manager och ägare kan ta bort poster.
- Anta att 4guards underrättar kunden, polisen eller Arbetsmiljöverket.
Så hjälper 4guards er
- Från planen Start för ni in incidenter med kategori, allvarlighetsgrad, beskrivning och status. Eskaleringsstatus sköter ni själva. Ni stänger och återöppnar incidenter och ser statistik och historik per objekt.
- Foton finns i 4guards bara som filhänvisning med namn, lagringsnyckel och storlek. Det finns ingen uppladdning och ingen bildvisning.
- I händelsejournalen skrivs texten i en post aldrig över. Uppföljningar förs in som ”resolution”. Administratör, manager och ägare kan ändå ta bort poster.
- Ingenting går automatiskt till kund, myndighet eller chef. Ni lämnar rapporten vidare själva. Från planen Plus ingår appen 4notify (SMS, WhatsApp, e-post) som en egen applikation i abonnemanget. 4guards anropar den inte automatiskt.