Wie dokumentiere ich einen Vorfall im Wachdienst und melde ihn dem Auftraggeber

Wie dokumentiere ich einen Vorfall im Wachdienst und melde ihn dem Auftraggeber?

Kurze Antwort

  1. Halten Sie den Vorfall sofort fest: Zeit, Ort, Beteiligte, Ablauf und getroffene Maßnahmen, sachlich und ohne Wertung.
  2. Melden Sie Mängel und besondere Gefahren auf dem Weg, den Ihre Dienstanweisung vorsieht (DGUV Vorschrift 23, § 4 Abs. 1).
  3. Nach einem Waffengebrauch erstatten Sie unverzüglich Anzeige bei der Behörde nach § 34a GewO (§ 20 Abs. 2 BewachV).
  4. Geben Sie den Bericht dem Auftraggeber nach Vertrag weiter. 4guards sendet nichts automatisch.
  5. Speichern Sie nur nötige personenbezogene Daten und löschen Sie sie, wenn der Zweck entfällt.

Was das Recht sagt

  • § 17 Abs. 1 BewachV: Die Dienstanweisung muss vorsehen, dass jeder Waffengebrauch unverzüglich der zuständigen Polizeidienststelle und dem Arbeitgeber gemeldet wird.
  • § 20 Abs. 2 BewachV: Nach Waffengebrauch erstattet der Gewerbetreibende unverzüglich Anzeige bei der Behörde nach § 34a GewO. Die Polizei informiert er, falls das noch nicht nach § 17 geschehen ist. Den Inhalt regelt der Text nicht.
  • § 34a Abs. 5 GewO: Gegenüber Dritten gelten nur Jedermann-Rechte (Notwehr, Notstand, Selbsthilfe). Hinzu kommen vertraglich übertragene Selbsthilferechte des Auftraggebers und gesetzlich übertragene Befugnisse. Beachten Sie die Erforderlichkeit.
  • DGUV Vorschrift 23, § 8 Abs. 3: Beschäftigte melden festgestellte Gefahren und getroffene Maßnahmen dem Unternehmer.
  • Art. 5 Abs. 1 lit. c und e DSGVO: Datenminimierung und Speicherbegrenzung. Der Verantwortliche muss die Einhaltung nachweisen können (Art. 5 Abs. 2). Ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f gilt nur, wenn keine überwiegenden Interessen der Betroffenen entgegenstehen.

Praxisbeispiele

  • Einbruchalarm im Lager um 02:10 Uhr: Sie wählen Kategorie und Schweregrad und beschreiben den Ablauf mit Uhrzeiten, etwa „Polizei verständigt um 02:15 Uhr“. Dann setzen Sie den Eskalationsstatus. Nach der Klärung schließen Sie den Vorfall.
  • Eine Wachperson greift gegen eine Person ein: Nennen Sie die Rechtsgrundlage nach § 34a Abs. 5 GewO und begründen Sie, warum das Vorgehen erforderlich war.
  • Namen unbeteiligter Personen und Kennzeichen lassen Sie weg, wenn der Zweck sie nicht verlangt.
  • Nachtrag am nächsten Tag: Erfassen Sie ihn als „Auflösung“ im Einsatzjournal, statt den Eintrag zu überschreiben.

Häufige Fehler

  • Den Bericht erst Tage später aus der Erinnerung schreiben.
  • Vermutungen als Tatsachen formulieren.
  • Alle Berichte unbegrenzt aufbewahren.
  • Fotos in 4guards erwarten. Es gibt keinen Upload.
  • Das Einsatzjournal für manipulationssicher halten. Administratoren, Manager und Inhaber können Einträge löschen.
  • Annehmen, dass 4guards den Auftraggeber benachrichtigt.

So hilft Ihnen 4guards

  • Ab Tarif Start erfassen Sie Vorfälle mit Kategorie, Schweregrad, Beschreibung und Status. Den Eskalationsstatus pflegen Sie selbst, Sie schließen oder öffnen Vorfälle wieder und sehen Statistik und Verlauf je Objekt.
  • Fotos führt 4guards nur als Dateiverweis mit Name, Speicherschlüssel und Größe. Es gibt keinen Upload und keine Bildanzeige.
  • Im Einsatzjournal wird der Text eines Eintrags nicht überschrieben. Nachträge erfassen Sie als „Auflösung“. Löschen können Einträge dennoch Administratoren, Manager und Inhaber.
  • Nichts geht automatisch an Auftraggeber, Behörden oder Vorgesetzte. Den Bericht geben Sie selbst weiter. Ab Tarif Plus liegt die App 4notify (SMS, WhatsApp, E-Mail) als eigene Anwendung im Abonnement. 4guards ruft sie nicht automatisch auf.

Siehe auch