¿Cómo documento un incidente en un servicio de vigilancia y lo comunico al cliente y a las autoridades

¿Cómo documento un incidente en un servicio de vigilancia y lo comunico al cliente y a las autoridades?

Respuesta breve

Anote el incidente enseguida: hora, lugar, personas, hechos y medidas adoptadas, sin juicios de valor.
Si hay hechos delictivos o información relevante para la seguridad ciudadana, comuníquelo cuanto antes a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad.
Si detiene a alguien, póngalo de inmediato a disposición de esos cuerpos. El vigilante no puede interrogarlo.
Informe al cliente según el contrato. No facilite información del cliente a terceros.
Anote la comunicación a las autoridades en el libro-registro de comunicaciones y conserve solo los datos necesarios.

Ley 5/2014 de Seguridad Privada, art. 14.2: empresas y personal comunican a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, tan pronto como sea posible, todo hecho delictivo que conozcan. Lo mismo rige para las circunstancias relevantes para la seguridad ciudadana.
Art. 32.1.d: el vigilante detiene y pone de inmediato a disposición de esos cuerpos a los delincuentes y las pruebas. No puede interrogarlos. Anotar sus datos personales para comunicarlos a las autoridades no es un interrogatorio.
Reglamento de Seguridad Privada, art. 19: el libro-registro de comunicaciones recoge fecha, órgano destinatario y contenido de cada comunicación. Carecer de él o no cumplimentarlo es infracción grave (Ley, art. 57).
Ley, art. 8.4: está prohibido comunicar a terceros, salvo a las autoridades judiciales y policiales, la información que se conozca sobre los clientes. El art. 15.3 ampara la comunicación de buena fe a esos cuerpos si es necesaria para prevenir un peligro real o reprimir infracciones penales.
Ley, art. 38.1: el servicio se presta conforme al contrato. Fije en él a quién y cuándo se informa al cliente.
Reglamento (UE) 2016/679, art. 5: los datos personales deben limitarse a lo necesario y conservarse solo el tiempo necesario. El responsable debe poder demostrar que cumple.

Fuentes oficiales consultadas el 2026-11-01:

Alarma de intrusión a las 02:10 en una nave: anote hora, zona y hechos, y elija categoría y gravedad. Si avisa a la Policía, anótelo («Policía avisada a las 02:15»). Después cierre el incidente.
Una persona sorprendida sustrayendo material: el vigilante la detiene y la pone de inmediato a disposición de esos cuerpos. No la interroga. Solo anota sus datos para comunicarlos.
Puerta de emergencia abierta, sin daños: sin hecho delictivo, el contrato indica a quién y cuándo informar.
Un dato llega al día siguiente: regístrelo como «resolución» en el diario de eventos.

Redactar el parte días después, de memoria.
Presentar suposiciones como hechos.
Interrogar a la persona detenida.
Compartir el parte con quien no es parte del contrato.
Dar por inalterable el diario de eventos. Administradores, gerentes y propietarios pueden borrar anotaciones.
Esperar fotos en 4guards o que avise al cliente.

Desde el plan Start registra incidentes con categoría, gravedad, descripción y estado. Usted lleva el estado de escalado, cierra o reabre incidentes y ve estadísticas e historial por servicio.
Las fotografías son solo una referencia: nombre de archivo, clave de almacenamiento y tamaño. No hay subida ni visor de imágenes.
En el diario de eventos el texto de una anotación no se edita; un seguimiento se registra como «resolución». Aun así, administradores, gerentes y propietarios pueden borrar anotaciones.
No se envía nada automáticamente al cliente ni a las autoridades. El parte lo transmite usted. Desde el plan Plus, la aplicación 4notify (SMS, WhatsApp, correo) va incluida como aplicación aparte; 4guards no la invoca automáticamente.
El registro de incidentes de 4guards no es el libro-registro de comunicaciones del Reglamento.