Guida per gli istituti di vigilanza privata in Italia

Un istituto di vigilanza privata coordina ogni giorno guardie giurate, obiettivi, contratti e incidenti. Questa guida segue le tappe fino al primo obiettivo servito. Tratta la licenza del prefetto, le guardie particolari giurate, i turni, le ronde e la segnalazione degli incidenti. Indica le norme che abbiamo letto nei testi ufficiali. Dice con chiarezza che cosa fa il software 4guards e che cosa non fa. Non sostituisce la consulenza legale né il confronto con la Prefettura e la Questura.

Le tappe fino al primo obiettivo servito

1. Acquisire l'incarico e definire l'obiettivo. Valutate l'obiettivo, stabilite i posti richiesti e le fasce orarie e firmate il contratto con il cliente. In 4guards registrate cliente, obiettivo e contratto con valore, periodo e ore.
2. Ottenere la licenza. Senza licenza del prefetto non potete prestare vigilanza o custodia per conto di terzi (art. 134 TULPS). La domanda va alla Prefettura della sede principale, con il progetto organizzativo e tecnico-operativo.
3. Nominare e preparare le guardie. Ogni guardia particolare giurata ha il decreto di nomina approvato dal prefetto e, per il servizio armato, la licenza di porto d'armi. Prima dell'impiego servono il giuramento e un corso teorico-pratico.
4. Pianificare i turni. Pianificate i turni nel rispetto del contratto collettivo e del D.Lgs. 66/2003, comunicateli alle guardie e conservate l'ordine di servizio. Dal piano Plus 4guards controlla riposo e durata del turno con le soglie che impostate voi.
5. Organizzare ronde e comunicazioni. Fissate per iscritto compiti e modalità dei servizi ispettivi. Dal piano Plus registrate in 4guards il passaggio ai punti di controllo con il loro codice.
6. Registrare gli incidenti e preparare la fatturazione. Registrate gli incidenti e trasmettete voi rapporto e foglio notizie. Dal piano Pro 4guards calcola la base di fatturazione del mese ed esporta un CSV. La fattura la emettete in 4invoices.net o nel vostro gestionale: 4guards non invia nulla in automatico.

Licenza, cauzione e documenti

Chi vuole prestare vigilanza o custodia di beni altrui ha bisogno della licenza del prefetto (art. 134 TULPS). Enti e privati possono invece destinare guardie particolari alla vigilanza delle proprie proprietà (art. 133). La domanda va presentata alla Prefettura della provincia in cui è attivata la sede principale.

La domanda è corredata del progetto organizzativo e tecnico-operativo e della documentazione che prova le capacità tecniche e la disponibilità di mezzi. Il D.M. 269/2010 fissa i requisiti minimi di qualità degli istituti. Il rilascio della licenza è subordinato a una cauzione (art. 137).

Dopo la licenza l'istituto conserva per almeno 2 anni la documentazione sull'attività e sulle guardie. Invia inoltre una relazione sull'attività svolta ogni anno e comunque almeno 30 giorni prima della scadenza della licenza.

Dettagli: Quali autorizzazioni e documenti servono a un istituto di vigilanza privata?

Guardie particolari giurate: nomina, giuramento e formazione

Il prefetto approva la nomina della guardia particolare giurata dopo aver verificato il rapporto di lavoro dipendente con un istituto autorizzato. L'approvazione ha validità biennale. Con essa il prefetto rilascia, se ne sussistono i presupposti, la licenza di porto d'armi a tassa ridotta, di pari durata.

Secondo l'Allegato D del D.M. 269/2010 la guardia entra in servizio solo dopo il decreto di nomina, il giuramento e un corso teorico-pratico, con le eccezioni indicate nel testo. Per il servizio armato servono decreto di nomina e porto d'armi.

4guards registra solo il numero e l'eventuale data di scadenza che inserite voi. Non interroga alcun registro e non verifica l'autenticità dei documenti.

Dettagli: Come verifico che una guardia particolare giurata possa prestare servizio?

Turni e orario di lavoro

L'orario di lavoro delle guardie è quello stabilito dal contratto collettivo e dalla contrattazione territoriale integrativa. La legge (D.Lgs. 66/2003) fissa il riposo giornaliero in 11 ore consecutive ogni 24 e il riposo settimanale in almeno 24 ore consecutive ogni sette giorni. Prevede una durata media non oltre 48 ore ogni sette giorni. I contratti collettivi possono derogare, con riposi compensativi.

L'istituto comunica i turni alle guardie prima dell'inizio e comunica ogni variazione. Conserva l'ordine di servizio giornaliero per almeno due anni. Mantiene un organico maggiorato di almeno un quinto rispetto al personale impiegato nei servizi.

Il rapporto di copertura di 4guards elenca gli intervalli con meno guardie dei posti richiesti. Il controllo dei riposi al salvataggio è disponibile dal piano Plus. Le sue soglie sono impostazioni e non coincidono automaticamente con il vostro contratto.

Dettagli: Come pianifico i turni delle guardie giurate senza buchi di copertura?

Ronde e comunicazioni con la centrale operativa

La vigilanza ispettiva è il servizio programmato presso un obiettivo per il tempo necessario ai controlli. Nei servizi di zona la guardia comunica alla centrale operativa, con frequenza prestabilita, posizione, novità e anomalie. Le comunicazioni radio sono registrate.

A fine turno la guardia redige un rapporto se ci sono novità, fatti o situazioni degne di rilievo. Nell'Allegato D che abbiamo letto non compare un registro delle ronde: forma e contenuto dei documenti seguono le disposizioni scritte dell'istituto.

In 4guards la registrazione di un passaggio è un dato orario collegato al codice del punto di controllo. Non è una prova di presenza né una posizione GPS. La funzione è disponibile dal piano Plus.

Dettagli: Come documento le ronde e i controlli delle guardie giurate?

Incidenti, rapporti e foglio notizie

La guardia segnala tempestivamente le situazioni anomale alla centrale operativa. L'istituto custodisce le relazioni di servizio e, al termine di ciascuna giornata lavorativa, invia al Questore un foglio notizie sui fatti costituenti reato.

Le guardie particolari giurate rivestono la qualità di incaricati di un pubblico servizio nell'esercizio delle funzioni di custodia e vigilanza. Per i reati perseguibili di ufficio di cui hanno notizia vale l'art. 331 c.p.p., che prevede la denuncia per iscritto. In caso di dubbio rivolgetevi a un consulente legale.

4guards registra gli incidenti con categoria, gravità, descrizione e stato. Non invia nulla in automatico a clienti o autorità e non carica fotografie.

Dettagli: Come registro e segnalo un incidente durante un servizio di vigilanza?

Che cosa fa 4guards e che cosa no

• 4guards è un software di gestione operativa: clienti, obiettivi, guardie, turni, tavola di dispaccio, incidenti e contratti.
• Non interroga registri, non rilascia licenze e non garantisce la conformità normativa.
• Non invia avvisi automatici per SMS, WhatsApp o e-mail e non ha localizzazione GPS, app per le guardie né modalità offline.
• I piani si distinguono per funzioni. Punti di controllo e controllo dei riposi dal piano Plus. Base di fatturazione, attrezzature, report avanzati e API dal piano Pro.
• I piani limitano utenti e obiettivi. Start: 5 utenti, 3 obiettivi, 10 guardie. Plus: 10 utenti, 10 obiettivi, 40 guardie. Pro: 20 utenti, 40 obiettivi. Premium: 40 utenti, 150 obiettivi.

Norme di riferimento

Abbiamo letto questi testi il 1° novembre 2026. In caso di modifiche fa fede sempre la versione vigente.

• TULPS (R.D. 773/1931), artt. 133-141: guardie particolari, licenza degli istituti, cauzione, sanzioni.
• Regolamento di esecuzione del TULPS (R.D. 635/1940) e D.M. 269/2010: progetto organizzativo, requisiti degli istituti, obblighi di servizio (Allegati A e D).
• D.Lgs. 66/2003: orario normale, durata massima, riposo giornaliero e settimanale, pause, lavoro notturno, deroghe.
• Contratto collettivo nazionale di categoria: durata massima e deroghe sono rinviate ai contratti collettivi; la guida non ne riporta il testo.
• Art. 331 c.p.p.: denuncia da parte di pubblici ufficiali e incaricati di un pubblico servizio.

Fonti consultate il 2026-11-01:

• Polizia di Stato – Licenza di istituto di vigilanza e di investigazione privata
• R.D. 18 giugno 1931, n. 773 (TULPS) – Normattiva, testo vigente
• Art. 134 TULPS, testo vigente (riproduzione Brocardi.it)
• Art. 138 TULPS, testo vigente (riproduzione Brocardi.it)
• R.D. 6 maggio 1940, n. 635 – Regolamento di esecuzione del TULPS, Normattiva
• D.M. 1 dicembre 2010, n. 269 – Normattiva, testo vigente
• D.M. 269/2010 – testo in Gazzetta Ufficiale n. 36 del 14-02-2011, S.O. n. 37
• D.Lgs. 8 aprile 2003, n. 66 (orario di lavoro) – Normattiva, testo vigente
• Ministero del Lavoro – Orario di lavoro (Sportello Unico Digitale)
• Art. 331 c.p.p., testo vigente (riproduzione Brocardi.it)

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